Di awal karir sebagai Konsultan KM, saya pernah bantu salah satu perusahaan yang banyak sekali membangun Community of Practice (CoP). Kala itu, ada satu CoP yang lahir dengan penuh semangat. Sesi pertamanya ramai, diskusinya hidup, dan peserta yang hadir kelihatan sangat menikmati diskusinya.
Sekitar 6 bulan kemudian, saya kembali ke perusahaan itu untuk pekerjaan lain. Saya bertanya kabar CoP yang sempat saya hadiri itu ke Tim KM Pusatnya.
Ternyata CoP-nya sudah tidak berjalan.
Bukan karena anggotanya tidak butuh CoP. Bukan juga karena topiknya tidak relevan. Ada banyak hal yang menjadi alasan dan masalah di CoP tersebut. Kalau ditelusuri, masalahnya justru ada di hal-hal yang kelihatan sepele: tidak ada yang benar-benar bertanggung jawab mengelola, fokus diskusinya tidak jelas, dan setiap sesi seperti berdiri sendiri tanpa arah.
Ini bukan cerita yang unik. Banyak CoP mengalami nasib yang sama.
Mati di Ulang Tahun Pertama
Kalau kita perhatikan, kebanyakan CoP tidak gagal karena topiknya jelek. Banyak CoP gagal berkembang justru di tahap yang sering dilewati begitu saja: persiapan.
Coba ingat CoP yang pernah Anda lihat berhenti di tengah jalan. Biasanya polanya mirip.
Tidak ada yang benar-benar bertanggung jawab mengelola komunitas. Fokus keahliannya tidak jelas, sehingga setiap sesi membahas hal yang berbeda tanpa benang merah. Diskusinya melebar ke mana-mana. Anggotanya datang tanpa tahu harus berbuat apa. Pesertanya terlalu umum, dari fungsi yang berbeda-beda, sehingga tidak ada practice/keahlian yang fokus dibahas. Dan biasanya juga tidak ada aturan main yang disepakati.
Semua itu bukan hal teknis yang rumit. Justru karena kelihatan sederhana, banyak yang melewatkannya.
Banyak yang mengira CoP tinggal mengumpulkan orang lalu membiarkannya berjalan sendiri. Padahal komunitas yang sehat butuh persiapan, tidak jauh beda dengan membangun tim proyek. Dan dua hal yang paling menentukan adalah Tim CoP dan Identitas CoP.
Pemeran Utama di Balik Komunitas
Sebuah komunitas praktisi tidak bisa berjalan sendiri. Ada orang-orang di baliknya yang memastikan komunitas itu tetap hidup. Mereka lah yang disebut sebagai Tim CoP.
Dalam konteks CoP, setidaknya ada tiga peran yang harus diisi di Tim CoP. Sponsor, Champion, dan Core Member.
Untuk menjelaskannya, kita ambil contoh komunitas praktisi Human Capital (HC).
Peran pertama adalah Sponsor. Ini biasanya manajemen senior, setingkat Direktur/C-level atau minimal satu tingkat dibawah Direktur/ C-level. Kalau dalam konteks CoP Human Capital Management, maka yang jadi Sponsor sebaiknya adalah Direktur yang membidangi Human Capital atau pejabat dibawahnya yang mengelola Human Capital.
Sponsor tidak harus hadir di setiap sesi. Tugasnya lebih ke arah menetapkan arah dan tujuan komunitas, memastikan sumber daya tersedia, dan membuka jalan ketika komunitas menghadapi hambatan. Tanpa Sponsor, komunitas sering kehilangan legitimasi ketika harus meminta waktu atau anggaran.
Peran kedua adalah Champion. Kalau Sponsor tugasnya menjaga arah dan menyediakan sumberdaya, maka Champion menjaga agar komunitas berjalan sesuai aturan main. Dia yang membuka dan menutup sesi, menjaga keterlibatan anggota, menghubungkan anggota yang butuh bantuan dengan ahlinya, dan melaporkan perkembangan komunitas kepada sponsor.
Di komunitas praktisi HC, Champion biasanya seorang HR Manager yang memang diberi tanggung jawab mengelola komunitas. Dalam praktiknya, Champion juga yang merangkum pembelajaran di akhir sesi lalu menyampaikannya ke Sponsor, supaya Sponsor tahu komunitas ini memberi dampak apa dan dukungannya terus diberikan.
Peran ketiga adalah Core Member, yaitu sekelompok orang yang membantu Champion menjalankan operasional komunitas sehari-hari. Mereka menyiapkan logistik, memeriahkan sesi, mendokumentasikan proses, dan bisa menggantikan Champion ketika berhalangan. Dari pengalaman saya, minimal ada tiga orang yang jadi Core Member.
Selain peran, kompetensi juga perlu diperhatikan. Core member minimal butuh kemampuan fasilitasi dan komunikasi. Untuk Champion ada tambahan kompetensi leadership dan strategic thinking. Khusus Sponsor, perlu kompetensi terkait business acumen, supaya bisa menilai apakah komunitas ini benar-benar berkontribusi pada tujuan organisasi.
Ada satu hal lagi yang sering dilupakan: karakter tim. Sebuah tim CoP yang efektif biasanya punya tiga karakter yang saling melengkapi. Ada Maven, orang yang pengetahuannya di atas rata-rata dan senang berbagi. Lalu Salesman, orang yang mampu menjelaskan konsep sulit dengan cara yang mudah dipahami. Dan Connector, orang yang punya banyak kenalan dan disukai banyak orang, sehingga bisa menarik anggota untuk bergabung. Konsep tiga karakter ini berasal dari Malcolm Gladwell dalam bukunya The Tipping Point. Saya sudah membahasnya lebih rinci di artikel lain.
Ketiganya tidak harus orang yang berbeda. Tapi kalau sebuah tim kekurangan salah satunya, biasanya ada celah: komunitas punya pengetahuan tapi tidak bisa menyebarkannya, atau punya orang tapi tidak ada yang membawa pengetahuan baru.
Enam Jawaban Sebelum Sesi Pertama
Kalau Tim CoP adalah pemeran utama di balik operasional komunitas, maka Identitas CoP adalah jawaban atas pertanyaan “komunitas ini untuk apa, dan untuk siapa”. Identitas inilah yang menentukan ke mana komunitas bergerak.
Ada enam elemen Identitas CoP yang sebaiknya disepakati sebelum sesi pertama dilaksanakan.
Pertama, Manfaat bagi Anggota. Ini harus menjawab mengapa komunitas ini penting bagi anggotanya? Kalau jawabannya hanya “karena disuruh”, komunitas itu tidak akan bertahan lama. Di komunitas praktisi HC, manfaatnya bisa berupa belajar dari kasus nyata yang tidak didapat di pelatihan, atau memperluas jaringan profesional.
Kedua, Fokus Pengetahuan. “Komunitas praktisi HC” itu sebenarnya terlalu luas. Perlu lebih detail lagi. Apa fokusnya: performance management, atau talent development? Kalau fokusnya tidak dibatasi, diskusi akan melebar dan tidak ada keahlian yang dibahas secara mendalam.
Ketiga, Target Anggota. Siapa yang paling mendapat manfaat dan siap berkontribusi? Hindari jawaban “seluruh karyawan”. Komunitas praktisi HC lebih tepat menyasar praktisi HC dengan pengalaman tiga sampai lima tahun, bukan semua orang di organisasi.
Keempat, Ukuran Keberhasilan. Dari mana kita tahu komunitas ini berjalan dengan baik? Bukan sekadar berapa anggota yang hadir. Akan lebih baik jika ukuran keberhasilannya adalah berapa rekomendasi yang benar-benar dipakai dalam pekerjaan, dan berapa masalah yang tuntas karena dibahas di komunitas.
Kelima, Aturan Dasar. Ini yang menjaga suasana tetap informal, menyenangkan, tapi tetap memiliki value. Misalnya tidak memojokkan anggota yang pendapatnya berbeda, fokus pada pembelajaran bukan menyalahkan, dan tidak boleh curhat tanpa solusi.
Keenam, Nama Komunitas. Nama boleh informal, singkatan, atau istilah yang mudah diingat. Tapi nama sebaiknya ditentukan setelah lima elemen lainnya jelas, bukan sebaliknya.
Satu hal yang perlu diingat, Identitas CoP ini bukan dokumen yang tidak boleh diubah. Tujuan dibuatnya Identitas CoP sebelum sesi pertama dilakukan adalah agar anggota komunitas lain bisa ada ide mau dibawa kemana komunitas ini. Di banyak praktik CoP yang saya bantu, sesi pertama CoP justru digunakan untuk menyampaikan Identitas CoP ke semua anggota dan sekaligus membahas apakah Identitas CoP yang sudah dibuat, masih perlu diubah atau langsung digunakan.
Jangan Mulai dari Jadwal Pertemuan
Kembali ke cerita di awal. CoP yang saya ceritakan di awal tidak berhenti karena anggotanya malas atau topiknya tidak penting. Tapi CoP tersebut berhenti karena sejak awal yang disiapkan hanya jadwal pertemuan, bukan tim dan identitasnya.
Kalau organisasi Anda ingin membangun CoP, jangan mulai dari menjadwalkan sesi. Mulailah dari dua pertanyaan: siapa yang akan mengelola komunitas ini, dan untuk apa komunitas ini ada.
Tim CoP membuat komunitas punya pengelola yang bertanggung jawab. Identitas CoP yang jelas membuat komunitas punya arah tujuan. Tanpa keduanya, CoP hanya akan menjadi forum lain yang ramai di awal, lalu perlahan sepi.
CoP yang tidak melalui persiapan dan hanya fokus ke jadwal pertemuan sebenarnya bukan CoP yang gagal. Tapi memang bukan CoP, hanya Knowledge Sharing.
