Ada satu cerita menarik ketika saya sedang visit ke salah satu klien.
Saat itu saya datang untuk membahas satu pekerjaan dengan klien. Di akhir meeting, klien menawarkan saya untuk hadir sebagai observer di salah satu sesi diskusi yang kebetulan dilaksanakan setelah meeting kami.
Tawaran yang tentu saja langsung saya terima.
Sebagai gambaran, klien ini menyebut sesi diskusinya sebagai Community of Practice atau CoP. Tapi sesi CoP yang saya lihat pada saat itu, berbeda dengan CoP yang saya pahami.
Sesi “CoP” tersebut dimulai dengan seorang karyawan yang membuka acara, kemudian narasumber menjelaskan selama sekitar 30–40 menit dan dilanjutkan sesi tanya jawab.
Sekilas, kegiatan seperti itu tidak ada yang salah. Justru cara seperti ini efektif untuk membagikan pengetahuan dan pengalaman kepada banyak orang sekaligus.
Tapi kalau disebut CoP, ada yang perlu diluruskan. Yang sedang berlangsung saat itu sebenarnya adalah Knowledge Sharing. Satu orang menyampaikan materi, yang lain mendengarkan, lalu tanya jawab. Pengetahuan mengalir dari narasumber ke peserta, satu arah.
Dan kesalahpahaman seperti ini bukan hanya terjadi di klien itu saja. Saya menemukannya di banyak organisasi.
Bukan Sekadar Forum Berbagi
Banyak organisasi mengira CoP sama dengan Knowledge Sharing. Padahal keduanya berbeda.
Knowledge Sharing adalah aktivitas ketika seseorang membagikan pengetahuan dan pengalamannya kepada orang lain. Sedangkan CoP adalah komunitas orang-orang yang punya minat di bidang yang sama, membangun hubungan, dan secara rutin belajar dari pengalaman satu sama lain untuk mengembangkan keahlian mereka.
Kalau diringkas, Knowledge Sharing adalah kegiatannya. CoP adalah komunitasnya.
Ini penting, karena sebuah kegiatan Knowledge Sharing tidak otomatis jadi CoP hanya karena dilakukan rutin atau punya sesi diskusi.
Untuk memahami perbedaannya, bayangkan komunitas kopi di kantor.
Sekarang makin banyak karyawan yang serius dengan kopi manual dan specialty. Di pantry atau di sela rapat, mereka saling berbagi resep, alat, dan teknik. Ada yang mencoba grinder baru, resep seduh tertentu, atau bertanya kenapa kopi yang sama bisa terasa berbeda ketika diseduh dengan teknik berbeda.
Dari komunitas hobi seperti ini, tiga elemen CoP jadi gampang terlihat.
Pertama, ada domain, yaitu bidang yang menjadi fokus bersama. Dalam komunitas kopi, domain-nya adalah kopi specialty dan cara menyeduhnya.
Kedua, ada community, yaitu orang-orang yang terlibat. Mereka bisa berasal dari Finance, HR, produksi, sampai Manajemen. Jabatan bukan yang membuat mereka berkumpul, tetapi ketertarikan pada domain yang sama.
Ketiga, ada practice. Ini yang membuat pembicaraan mereka tidak berhenti di “saya suka kopi”. Mereka membahas apa yang mereka lakukan dalam praktik: ukuran gilingan, rasio kopi dan air, suhu air, teknik pour over, jenis grinder, sampai cara mendapatkan rasa tertentu dari kopi yang sama.
Tiga elemen CoP ini berasal dari konsep CoP yang pertama kali diperkenalkan oleh Etienne Wenger. Secara lebih jelas, tiga elemen CoP tersebut digambarkan sebagai berikut:
Yang menarik, practice bukan hanya tentang apa yang sedang anggota komunitas kopi lakukan. Practice juga berkembang ketika mereka saling membandingkan pengalaman, mencoba pendekatan yang berbeda, menemukan apa yang berhasil dan tidak berhasil, lalu membawa pembelajaran itu kembali ke praktik mereka.
Kalau seseorang datang ke kantor untuk menjelaskan cara menyeduh kopi selama 40 menit, lalu peserta mendengarkan dan bertanya, itu Knowledge Sharing.
Tapi kalau sekelompok orang yang punya pengalaman soal kopi bertemu rutin untuk membahas hasil seduhan, mendiskusikan masalah, mencoba pendekatan berbeda, dan membawa pembelajarannya ke seduhan berikutnya, bukan hanya pengetahuan yang berpindah. Praktiknya ikut berkembang. Di situlah bentuk CoP mulai terlihat.
CoP vs. CoI
Contoh komunitas kopi yang barusan saya sampaikan sebelumnya juga sebenarnya bukan CoP. Lebih tepatnya disebut sebagai CoI atau Community of Interest.
Perbedaannya bukan sekadar apakah komunitas tersebut berada di dalam atau di luar organisasi. Yang lebih penting adalah apa yang menyatukan anggotanya.
Dalam CoI, orang-orang berkumpul karena memiliki ketertarikan atau interest yang sama terhadap suatu topik. Mereka bisa saling berbagi informasi, pengalaman, atau pengetahuan, tetapi belum tentu memiliki practice yang sama untuk dikembangkan bersama.
Sementara dalam CoP, orang-orang berkumpul karena mereka memiliki keterkaitan dengan suatu domain dan, yang lebih penting, memiliki practice yang sama atau sedang mereka kembangkan bersama.
Mereka tidak hanya tertarik pada topiknya, tetapi punya pengalaman dan persoalan nyata yang membuat mereka perlu belajar dari satu sama lain.
Karena itu, komunitas kopi di kantor lebih tepat disebut CoI. Mereka sama-sama tertarik pada kopi, tetapi belum tentu memiliki practice yang sama.
Sebaliknya, komunitas para Project Manager yang secara rutin membahas bagaimana menghadapi perubahan scope, mengelola stakeholder, atau menyelesaikan masalah vendor lebih mendekati CoP. Mereka bukan sekadar tertarik pada Project Management. Mereka memiliki practice yang mereka jalankan, hadapi, dan kembangkan bersama.
Kembali lagi ke CoP, ada satu case study yang menunjukkan bagaimana CoP dapat menghasilkan manfaat bagi perusahaan dan juga anggotanya.
Eureka: Komunitas Para Teknisi Servis
Kisahnya datang dari Xerox.
Xerox punya lebih dari 14 ribu teknisi servis di berbagai negara. Mereka sering menghadapi kerusakan yang tidak tertulis di buku panduan, sehingga pengalaman seorang teknisi bisa menjadi solusi bagi teknisi lain yang menghadapi masalah serupa.
Xerox kemudian membangun Eureka, sebuah komunitas dan sistem untuk membantu para teknisi berbagi tips perbaikan dari lapangan. Setiap tips diperiksa oleh teknisi ahli yang dipercaya rekan-rekannya.
Ada satu kisah yang menarik kita bahas. Seorang teknisi di São Paulo, Brasil, nyaris mengganti satu mesin produksi seharga $40.000 karena tidak tahu cara memperbaikinya. Lewat Eureka, ia menemukan tips dari seorang teknisi di Kanada. Solusinya ternyata sederhana: cukup mengganti konektor seharga 90 sen. Mesin itu pun tidak jadi diganti.
Menurut SRI International, dalam belasan tahun Eureka berjalan, inisiatif ini telah membantu Xerox menghemat biaya servis lebih dari $100.000.000.
CoP vs. Knowledge Sharing
Perbedaan antara CoP dengan Knowledge Sharing bukan sekadar soal ada atau tidaknya diskusi.
Knowledge Sharing bisa berlangsung satu arah: seseorang berbagi pengalaman, peserta mendengarkan, lalu bertanya. Bisa juga interaktif, dengan peserta lain ikut menambahkan pengalaman.
Tetapi interaksi yang ramai pun belum otomatis menjadi CoP.
Yang membedakan adalah konteks orang-orang yang terlibat dan hubungan mereka dengan practice yang dibicarakan.
Dalam Knowledge Sharing, orang bisa datang karena ingin mendapatkan pengetahuan. Sesi selesai, pengetahuan sudah dibagikan.
Dalam CoP, orang-orang yang berkumpul memiliki keterlibatan yang lebih dekat dengan domain dan practice tersebut. Mereka datang membawa pengalaman, masalah, pertanyaan, bahkan kegagalan yang kemudian menjadi bahan belajar bersama.
Karena itu, menentukan suatu kegiatan adalah CoP atau Knowledge Sharing bukan sekedar menjawab “Apakah forum ini interaktif?”. Tapi yang lebih penting, kita harus melihat “Apakah orang-orang di dalamnya sedang belajar bersama untuk mengembangkan practice yang mereka jalankan?”
Membedakan antara Knowledge Sharing dan CoP
Kalau Anda ingin tahu apakah sebuah forum benar-benar CoP, perhatikan apa yang terjadi di dalamnya.
- Siapa yang biasanya berbicara? Kalau hampir selalu ada satu narasumber dan yang lain jadi peserta, kemungkinan besar itu Knowledge Sharing.
- Apa yang dibicarakan? Kalau topiknya bisa diikuti siapa saja yang tertarik, tanpa perlu punya pengalaman di pekerjaan itu, kemungkinan besar itu juga Knowledge Sharing.
Sebaliknya, kalau yang berkumpul memang punya practice yang sama, pembahasannya mulai masuk ke masalah nyata yang mereka hadapi, dan pengalaman antar anggota jadi bahan utama diskusi, barulah bisa disebut sebagai CoP.
Ada satu hal lagi yang sering dilupakan: CoP butuh kontinuitas.
Bukan berarti setiap forum yang rutin otomatis jadi CoP. Rapat bulanan yang isinya presentasi satu arah juga tetap Knowledge Sharing.
Kontinuitas dalam CoP bukan sekadar soal seberapa sering mereka bertemu. Yang lebih penting adalah apakah pengalaman dari pertemuan sebelumnya menjadi bahan pembelajaran berikutnya dan apakah practice mereka ikut berkembang.
Karena itu, kalau organisasi ingin membangun CoP, jangan berhenti pada membuat jadwal pertemuan, menentukan moderator, atau mencari narasumber untuk tiap sesi. Pertanyaan yang lebih penting: siapa saja yang bisa ikut komunitasnya, apa domain yang menyatukan mereka, dan practice apa yang ingin mereka kembangkan bersama.
Jangan Salah Memberi Nama
Setelah semua penjelasan ini, ada satu hal yang perlu kita luruskan. Tidak ada yang salah dengan Knowledge Sharing. Aktivitas Knowledge Sharing memang terbukti sebagai salah satu aktivitas di KM yang paling efektif dan mudah untuk mengalirkan pengetahuan.
Justru organisasi memang butuh aktivitas seperti itu. Kalau ada orang yang punya pengalaman berharga dan perlu dibagikan ke banyak orang, buatlah agenda Knowledge Sharing.
Masalahnya muncul ketika semua Knowledge Sharing tadi diberi label CoP. Akibatnya, organisasi berharap forum itu bisa membangun komunitas, mendorong pembelajaran antar anggota, dan mengembangkan practice.
Padahal yang terjadi tiap bulan sebenarnya cuma presentasi satu orang dan tanya jawab singkat. Lalu ketika forum itu tidak berkembang, kita menyalahkan:
“CoP-nya tidak aktif.”
Padahal mungkin masalahnya bukan CoP yang tidak aktif. Memang sejak awal yang dibangun bukan CoP.
Jangan hanya melihat apakah forum itu rutin bertemu atau apakah diskusinya berlangsung dua arah. Lihat siapa orang-orang yang berkumpul, apa yang menyatukan mereka, dan apakah interaksi di dalamnya membuat practice mereka berkembang.
Kalau yang terjadi hanya seseorang berbagi pengalaman dan peserta mendapatkan pengetahuan baru, mungkin itu memang Knowledge Sharing. Tetapi kalau para praktisi membawa pengalaman dan masalah nyata, belajar dari satu sama lain, mencoba pendekatan baru, dan mengembangkan cara mereka bekerja, baru bisa mulai disebut CoP.
Keduanya sama-sama penting. Tetapi tujuan dan mekanismenya berbeda.
Dan ketika kita salah memahami perbedaannya, kita bukan hanya salah memberi nama. Kita juga bisa salah mendesain, mengelola, dan mengukur keberhasilannya.
