Banyak organisasi merasa sudah menjalankan KM. Tapi ada satu pertanyaan yang perlu kita jawab dengan jujur.
“Apakah pengetahuan benar-benar digunakan dalam pekerjaan?”
Jawabannya kadang tidak terlalu meyakinkan. Seringnya, KM dijalankan sebagai aktivitas, tetapi belum sebagai sistem yang utuh.
Padahal, seperti sistem manajemen lainnya, KM membutuhkan kerangka kerja yang jelas. Bukan hanya kumpulan inisiatif, tetapi sebuah struktur yang memastikan pengetahuan benar-benar mengalir dan memberikan dampak pada kinerja organisasi maupun karyawannya.
Salah satu pendekatan yang cukup praktis untuk memahami hal ini adalah KM Framework dari Knoco.
Kita sudah membahas cukup panjang tentang dasar dari KM Framework ini di artikel sebelumnya. Framework dari Knoco sebenarnya dibangun dari dua dimensi yang sangat mendasar.
- Dua cara pengetahuan mengalir yang dijabarkan menjadi 4 tahapan, dan
- 4 komponen pendukung untuk memastikan tahapan tersebut berjalan
Ketika dua hal ini digabungkan, terbentuklah sebuah matriks. Dari pola pikir inilah muncul Matriks 4×4 untuk KM Framework Knoco.
Konsep Dasar Matriks 4×4
Matriks 4×4 menggambarkan keterkaitan antara dua dimensi: 4 tahapan mengalirnya pengetahuan dan 4 komponen pendukungnya.
Tujuan digabungkannya dua dimensi ini untuk memastikan setiap tahapan aliran pengetahuan dapat berjalan, bukan sekedar ada. Caranya dengan mendefinisikan komponen pendukung untuk setiap tahapan aliran pengetahuan.
Untuk lebih jelas menggambarkan penggabungan dua dimensi ini, bisa dilihat di gambar berikut:
Sekilas, Matriks 4×4 terlihat seperti tabel biasa.
Namun sebenarnya, ini adalah cara untuk melihat apakah KM di organisasi sudah berjalan secara utuh atau masih “bolong di sana-sini”.
Di satu sisi, ada alur pengetahuan, dimana pengetahuan bergerak melalui beberapa tahap:
- dimulai dari percakapan (komunikasi),
- lalu ditangkap menjadi dokumentasi (dokumentasi),
- kemudian diolah menjadi lebih bernilai (pengelolaan dan sintesis),
- dan akhirnya digunakan kembali dalam pekerjaan (akses dan re-use).
Di sisi lain, ada komponen pendukung. Agar alur ini berjalan, organisasi membutuhkan:
- orang yang menjalankan (peran & tanggung jawab),
- proses yang mengatur (proses),
- teknologi yang mendukung (teknologi),
- dan tata kelola yang memastikan semuanya konsisten (tata kelola).
Ketika keduanya digabungkan, kita tidak hanya melihat aktivitas KM, tetapi melihat apakah setiap aktivitas tersebut benar-benar didukung secara lengkap.
Dan di sinilah insight pentingnya: KM bukan tentang apa yang dilakukan, tetapi tentang apakah setiap bagian sudah saling terhubung.
4×4=15
Jika Anda jeli, ada detil yang cukup menggelitik di gambar matriks diatas.
Kenapa 4×4=15? Bukankah seharusnya 16?
Ini terjadi karena komponen tata kelola tidak berdiri sebagai satu kotak biasa, tetapi menjadi fondasi yang menopang seluruh sistem melalui:
- kejelasan harapan dan standar kerja
- pengukuran kinerja (KPI)
- dukungan manajemen
Artinya, tata kelola sebenarnya bukan sekadar pelengkap. Tapi pengikat dari seluruh sistem KM.
Tanpa tata kelola, semua aktivitas KM biasanya hanya bertahan di level inisiatif. Belum menjadi bagian dari cara kerja organisasi.
Lebih detil, isi dari 15 kotak di matriks dijelaskan sebagai berikut:
Lebih dalam dengan Matriks 4×4
Sekilas, matriks ini terlihat rumit dan punya banyak kotak yang perlu diisi satu per satu (dan memang harus diisi seluruhnya).
Tapi sebenarnya 15 kotak yang harus diisi di matriks ini mewakili satu pertanyaan sederhana:
“Apakah bagian ini sudah benar-benar ada dan berjalan?”
Ambil contoh tahap paling awal di aliran pengetahuan: komunikasi.
Sebagian besar organisasi merasa tidak punya masalah di sini. Diskusi terjadi setiap hari, bahkan tanpa diminta.
Namun jika dilihat lebih dalam ada beberapa pertanyaan yang perlu kita refleksikan:
- Apakah ada peran yang secara khusus mendorong berbagi pengalaman?
- Apakah ada mekanisme yang konsisten, bukan hanya spontan?
- Apakah ada media yang mendukung kolaborasi lintas tim?
Jika jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini belum jelas, maka aktivitas komunikasi sebenarnya belum kuat secara sistem.
Masuk ke tahap aliran pengetahuan berikutnya: dokumentasi.
Banyak organisasi sudah mencoba mendokumentasikan pengetahuan, tetapi sering berhenti di aktivitas menyimpan. Akibatnya, dokumen banyak, pola penulisan berantakan, format tidak konsisten, dan sulit direplikasi.
Dalam perspektif matriks 4×4, kondisi ini biasanya terjadi karena:
- tidak ada peran yang jelas sebagai penanggung jawab konten,
- tidak ada proses standar untuk menangkap pengetahuan, dan
- tidak ada sistem yang memudahkan proses dokumentasi.
Akibatnya, dokumentasi hanya menjadi arsip, bukan aset pengetahuan.
Selanjutnya, tahapan aliran pengetahuan yang sering terlewat: pengelolaan dan sintesis.
Organisasi cukup sering melakukan sharing dan dokumentasi, tetapi jarang mengolah pengetahuan menjadi sesuatu yang lebih bernilai.
Padahal di sinilah sebenarnya nilai KM mulai terlihat.
Pengetahuan yang tersebar seharusnya dikumpulkan, divalidasi, dan disusun menjadi best practice, panduan kerja, atau standar yang bisa digunakan lintas tim.
- Tanpa adanya peran validator dan ahli, organisasi hanya mengumpulkan pengetahuan, tetapi tidak pernah benar-benar mengelolanya.
- Tanpa adanya proses yang jelas, penyimpanan dokumen akan berantakan
- Tanpa adanya teknologi terpusat, dokumen yang sudah ada akan tersebar di laptop atau filing cabinet masing-masing karyawan
Dampaknya? Aset pengetahuan yang sudah susah payah didokumentasikan, berakhir di lemari arsip atau tersimpan di hard disk orang tertentu.
Tahap terakhir adalah yang paling penting: penggunaan kembali pengetahuan.
Di tahap inilah KM benar-benar memberikan dampak. Sayangnya, di banyak organisasi, justru bagian ini yang paling lemah.
Biasanya masalah muncul karena tidak ada yang memastikan pembelajaran digunakan, proses mencari dokumen terlalu sulit, atau portal KM selalu lambat dan isinya tidak relevan.
Jika tahapan penggunaan kembali (re-use) ini tidak berjalan, KM bisa dibilang hanya kerja rodi. Orang tetap bertanya ke rekan kerja, bukan ke sistem. Pengalaman proyek sebelumnya tidak dimanfaatkan. Kesalahan yang sama terulang kembali.
Bagaimana dengan tata kelola?
Komponen ini yang menjadi penentu, apakah KM akan berumur panjang atau justru mati ketika manajemen berganti.
- Tidak ada arahan manajemen dan standar kerja yang jelas? KM akan berjalan tanpa aturan dan sulit dikelola
- Tidak punya indikator kinerja dan mekanisme penghargaan? Karyawan akan menganggap KM hanya sebagai “pekerjaan sampingan”
- Tidak ada alokasi sumberdaya (budget, training, organisasi pengelola, dan lainnya)? KM tidak akan menjadi prioritas organisasi dan akan cepat dilupakan
Tanpa tata kelola, KM mungkin akan berjalan. Tapi tidak akan pernah merubah cara kerja dan menjadi bagian dari organisasi.
Insight penting yang perlu diingat: Matriks 4×4 tidak boleh kosong sebagian. Semua kotak harus ada isinya.
Jika ada teknologi tanpa proses, maka teknologi tidak akan digunakan.
Jika ada proses tanpa peran, maka tidak ada yang menjalankan.
Jika semua ada tanpa tata kelola, maka tidak akan berkelanjutan.
KM akan terlihat berjalan, tetapi tidak bisa dijamin keberlangsungannya.
Matriks 4×4 sebagai Panduan Penerapan
Penggunaan matriks 4×4 yang paling jelas adalah sebagai referensi penerapan KM organisasi. Kita bisa tahu komponen apa saja yang perlu disiapkan dan harus dipastikan berjalan agar KM dapat memberikan manfaat.
Dalam praktiknya, tidak semua 15 komponen di matriks 4×4 ini harus ada di awal memulai KM. Bahkan, best practices yang saya selalu sarankan pada klien yang baru memulai KM adalah fokus dulu merencanakan apa saja isi 15 komponen itu.
Pastikan kita tahu gambaran besarnya dulu. Baru selanjutnya, pilih beberapa bagian komponen yang mau dimulai penerapannya melalu pilot project.
Anda bisa mulai dari melakukan kotak 1, 5, dan 9 (Komunikasi lengkap dengan Peran & Tanggung Jawab, Proses, dan Teknologi). Lalu dilanjutkan ke kotak 2, 6, dan 10 (Dokumentasi lengkap dengan Peran & Tanggung Jawab, Proses, dan Teknologi).
Beberapa perusahaan justru memulai dengan kotak 13 (Harapan & Standar Pelaksanaan) dan kotak 15 (Dukungan Manajemen). Alasannya agar memastikan KM benar benar formal dan didukung Manajemen sebelum mulai diterapkan.
Apapun kotak yang mau dikerjakan terlebih dahulu, kita sudah tahu apa tujuan akhir yang mau dicapai, yaitu melengkapi semua isi dari kotak-kotak di matriks 4×4.
Lalu apakah isi dari matriks 4×4 bisa diperbaiki jika ada kebutuhan?
Justru itulah kelebihan matriks 4×4 ini. Karena format matriks, kita jadi bisa dengan jelas melihat komponen yang sedang dikerjakan dan keterkaitannya dengan komponen lain.
Sebagai contoh, kita ingin menambah metode dari proses dokumentasi (kotak 6). Cukup tambahkan metode dokumentasi, dan jangan lupa tambah pula komponen lain di peran & tanggung jawab (kotak 2) dan teknologinya (kotak 10).
Anda dapat merubah, mengurangi, menambah isi dari setiap kotak, kapanpun dibutuhkan. Selama pastikan komponen lain juga disesuaikan.
Bukan Sekedar Framework tapi Keterkaitan Antar Komponennya
Banyak organisasi berhenti di tahap memahami framework. Mereka tahu konsep People, Process, Technology, dan Governance. Mereka juga paham pentingnya knowledge sharing dan dokumentasi.
Namun tanpa alat untuk “membaca” kondisi nyata, framework sering tetap menjadi konsep.
Matriks 4×4 dari Knoco membantu menjembatani hal tersebut.
Framework menjadi sesuatu yang bisa diuji. Bisa dipertanyakan.
Dan yang paling penting, bisa diperbaiki.
Dan sering kali, dari proses ini muncul kesadaran yang cukup sederhana:
Masalah KM bukan karena kita belum melakukan apa-apa.
Tetapi karena apa yang kita lakukan, belum terhubung sebagai satu sistem.
Tulisan selanjutnya akan membahas tentang bagaimana menggunakan Matriks 4×4 sebagai Alat Evaluasi. Kita bisa melihat sejauh mana sebenarnya KM di organisasi sudah dilaksanakan. Di mana KM sudah kuat, di mana yang masih lemah, dan bagian mana yang selama ini terlewat.
