Pagi itu, ketika Anda bangun dari tidur, bagian punggung terasa sangat sakit. Anda tidak salah tidur, juga tidak kurang tidur. Rasa sakit di punggung tidak juga hilang bahkan setelah berhari-hari.
Untuk berjaga-jaga, Anda pun menemui dokter langganan. Apa kira-kira yang akan dilakukan oleh dokter Anda? Apakah memberi obat? Memberi nasehat agar lebih sering olahraga? Atau malah meminta Anda menanda tangani persetujuan untuk operasi?
Tentu tidak. Dokter akan melakukan diagnosa awal. Mulai dengan bertanya gejala yang terjadi, bagian yang sakit, mendengarkan bunyi detak jantung melalui stetoskop, dan melakukan rontgen jika diperlukan. Setelah memperoleh informasi yang cukup, barulah Dokter akan memberikan saran dan hipotesisnya.
Hal yang sama perlu dilakukan ketika Anda memulai aktivitas, inisiatif atau kegiatan baru di organisasi. Anda perlu melihat dan melakukan diagnosa awal ke organisasi agar solusi serta aktivitas yang dilakukan dapat tepat sasaran.
Begitupun dalam implementasi Knowledge Management (KM). Anda tidak bisa menyusun strategi dan solusi untuk permasalahan bisnis menggunakan KM, kecuali telah melakukan KM Assessment.
Melakukan Diagnosa Menyeluruh dengan KM Assessment
Salah satu kesalahan yang sering saya temukan ketika membantu organisasi menerapkan KM, adalah membuat strategi penerapan tanpa punya informasi yang lengkap.
Kalau mengambil analogi cerita di awal tentang sakit pinggang dan konsultasi ke Dokter, maka yang akan terjadi ketika kita membuat strategi tanpa diagnosa, serupa dengan Dokter yang langsung melakukan tindakan operasi hanya mengandalkan penjelasan dari pasiennya.
Mari kita lihat contoh nyata yang sangat relevan terkait pentingnya diagnosa ini.
Nick Milton dalam buku The Knowledge Managers Handbook menceritakan banyak perusahaan terjebak pada pengadaan portal teknologi mahal tanpa menilai kesiapan budaya dan proses kerja tim.
Sebuah perusahaan teknik global pernah menggelontorkan dana besar untuk sistem repositori dokumen canggih. Tujuannya demi memastikan para engineer dapat terhubung satu sama lain dengan cepat.
Karena melewatkan tahapan diagnosa awal, Tim KM tidak menyadari bahwa masalah utamanya bukan pada ketiadaan sistem. Tapi ketiadaan waktu dan insentif bagi engineer untuk mendokumentasikan pembelajaran proyek.
Hasilnya sistem tersebut tidak banyak digunakan dan gagal memberikan manfaat bisnis. Kegagalan ini murni karena absennya pemetaan kondisi organisasi di awal.
Strategi penerapan KM seringkali dibuat hanya mengacu ke kebutuhan isu bisnis atau isu operasional. Ketika organisasi sedang fokus pada peningkatan kompetensi maka inisiatif KM langsung diarahkan ke membantu proses belajar karyawan. Atau ketika banyak karyawan senior yang akan pensiun, KM fokus untuk mendokumentasikan pengalaman dan menyimpannya di repositori.
Salahkah pendekatan strategi seperti itu? Jawabannya tidak salah. Tapi juga tidak berarti benar sepenuhnya.
Pendekatan menyusun strategi penerapan KM yang hanya fokus pada isu bisnis atau isu operasional (apalagi yang sifatnya hanya jangka pendek), memang cocok untuk organisasi yang baru memulai KM dan ingin langsung mendapatkan manfaat.
Tapi seringkali pendekatan ini melupakan satu fakta penting. KM (seperti juga sistem manajemen lainnya) selalu bersifat sistemik. Artinya, kita tidak bisa hanya fokus pada teknologi tapi melupakan aspek pengguna. Begitupun juga kita tidak bisa hanya membangun kesadaran atau motivasi karyawan tapi tidak menyediakan proses yang mudah dan praktikal.
Inilah mengapa KM Assessment menjadi penting. Asesmen KM adalah pondasi dasar untuk menyusun rencana implementasi KM. Tanpa mengetahui baseline atau titik awal organisasi, inisiatif KM berisiko salah sasaran. Atau justru yang lebih parah. Seakan akan sudah berhasil, tapi sebenarnya tidak berkelanjutan.
KM Assessment yang baik harus mampu menilai kondisi organisasi pada saat ini. Caranya dengan melihat apa saja yang sudah dilakukan dan berjalan (What’s Working), apa yang belum berjalan dan butuh perbaikan (What’s Missing), dimana hambatan dan kesenjangan terjadi (gaps) serta dimana kekuatan organisasi (strength).
Dengan pemahaman yang lengkap ini, organisasi akan mendapatkan gambaran dan pemetaan dimana saja bagian yang bolong dari kondisi saat ini. Informasi penting ini yang kemudian digunakan untuk menyusun langkah langkah implementasi atau meningkatkan inisiatif KM.
Menggunakan KM Framework sebagai Referensi KM Assessment
Di artikel sebelumnya tentang KM Framework, kita sudah membahas bahwa implementasi KM tidak bisa diperlakukan sebagai program yang generik. Setiap organisasi punya hambatan aliran pengetahuan yang berbeda.
KM Framework dari Knoco ini saya rasa paling praktikal sebagai alat KM Assessment karena framework ini melihat KM secara utuh, bukan parsial.
KM Framework ini menggabungkan 4 elemen utama KM yaitu peran dan tanggung jawab (people), proses, teknologi, dan tata kelola dengan 4 alur penyebaran pengetahuan yaitu komunikasi, dokumentasi, pengelolaan dokumen, serta akses dan re-use.
Kombinasi keduanya membentuk matriks KM yang bisa digunakan untuk membaca kondisi organisasi secara lebih menyeluruh.
Secara lebih detil, ada 15 indikator penilaian dari KM Assessment dari Knoco ini:
- Bagaimana pengetahuan dikomunikasikan? Pertanyaan ini dijawab dari dari 3 perspektif indikator
- Peran dan Tanggung Jawab untuk pelaksanaan berbagi pembelajaran antar individu dan antar tim
- Proses yang digunakan untuk berbagi pembelajaran antar individu dan antar tim
- Teknologi/fasilitas pendukung untuk mendukung pelaksanaan berbagi pembelajaran antar individu dan antar tim
- Bagaimana pengetahuan didokumentasikan? Pertanyaan ini dijawab dari dari 3 perspektif indikator
- Peran dan Tanggung Jawab untuk memastikan pengetahuan didokumentasikan
- Proses yang digunakan untuk menyusun dokumen pengetahuan terstandar
- Teknologi/fasilitas pendukung untuk mendukung pelaksanaan dokumentasi pengetahuan
- Bagaimana dokumentasi pengetahuan dikelola dan disintesis? Pertanyaan ini dijawab dari dari 3 perspektif indikator
- Peran dan Tanggung Jawab untuk mengelola dan melakukan sintesis dokumen pengetahuan
- Proses yang digunakan untuk memastikan dokumen pengetahuan dikelola dengan baik dan valid untuk digunakan
- Teknologi/fasilitas pendukung untuk mendukung pengelolaan dokumen pengetahuan dan sintesis pengetahuan
- Bagaimana pengetahuan diakses dan digunakan kembali? Pertanyaan ini dijawab dari dari 3 perspektif indikator
- Peran dan Tanggung Jawab untuk memastikan karyawan dapat mengakses dan menggunakan pengetahuan yang ada
- Proses yang digunakan untuk memastikan dokumen pengetahuan dapat ditemukan dan direplikasi oleh karyawan lain
- Teknologi/fasilitas pendukung untuk mempermudah proses pencarian dan penggunaan pengetahuan yang sudah dikumpulkan
- Bagaimana memastikan KM dapat menjadi bagian dari proses kerja dan dilakukan secara konsisten? Pertanyaan ini dijawab dari dari 3 perspektif indikator
- Standar dan Kebijakan untuk memastikan karyawan tahu apa aktivitas KM yang harus dilakukan dilakukan dan bagaimana caranya
- Manajemen Kinerja untuk memastikan standar KM yang sudah ada dilakukan, bukan hanya sekedar ada
- Dukungan Manajemen sebagai bentuk bukti alokasi sumber daya dari organisasi untuk pelaksanaan KM (budget, komitmen, SDM, dan lainnya)
15 indikator KM Assessment ini dinilai untuk masing-masing indikatornya menggunakan 5 skala tingkat penerapan.
- Nilai 1, jika tidak ada sama sekali penerapan KM yang dilakukan
- Nilai 2, jika hanya ada beberapa penerapan KM yang tersedia
- Nilai 3, jika hanya ada sebagian penerapan KM yang dilakukan dan masih belum konsisten
- Nilai 4, jika penerapan KM sudah dilakukan seluruhnya dan dilaksanakan secara konsisten.
- Nilai 5, jika seluruh penerapan KM telah menjadi bagian dari proses bisnis dan KM menjadi budaya organisasi
Pendekatan ini membuat assessment tidak berhenti pada pertanyaan “apakah organisasi sudah punya KM?”, tetapi berubah menjadi pertanyaan yang jauh lebih operasional.
- Apakah pengetahuan benar-benar menyebar ke semua karyawan yang membutuhkan?
- Apakah pengalaman kerja berhasil didokumentasikan menjadi aset pengetahuan?
- Apakah aset pengetahuan mudah ditemukan?
- Apakah pengetahuan sudah dipakai dalam bekerja?
- Apakah organisasi punya aturan yang memastikan KM bukan sekedar ada, tapi menjadi bagian dari proses kerja?
Lebih dari Metode Penilaian, tapi sebagai Peta untuk Melangkah
Kadang kita menggunakan KM Assessment hanya untuk menjustifikasi pencapaian organisasi. Level 3, Level 4, best practice, world class KM, dan label pencapaian lainnya.
Padahal yang paling penting untuk kita dapatkan adalah jawaban dari pertanyaan sederhana, di bagian mana kita seharusnya fokus mengelola KM?
Menggunakan metode KM Assessment ini memiliki kelebihan utama. Kita dapat melihat dimana titik lemah dan sumbatan aliran pengetahuan.
Proses mana yang belum optimal? Peran apa yang belum ada? Teknologi apa yang perlu kita kembangkan? Dan sederet pertanyaan lain yang bisa menjadi acuan ketika akan menentukan intervensi dan strategi penerapan KM.
Metode KM Assessment dari Knoco ini membantu kita dengan memetakan area mana yang kosong, lemah, atau belum terintegrasi. Pemahaman terhadap kondisi riil dari area-area tersebut sangat penting. Karena seperti yang saya sampaikan di awal, KM selalu bersifat sistemik.
Kadang karyawan sudah aktif berbagi pembelajaran tetapi tidak pernah menghasilkan dokumen aset pengetahuan. Atau mungkin organisasi kuat di dokumentasi dan pengelolaan aset pengetahuan tetapi justru lemah di penggunaannya oleh karyawan. Bisa jadi juga teknologinya lengkap tetapi tata kelola dan ownership-nya tidak jelas.
Satu saja area-area ini tidak ada atau tidak berjalan dengan selaras, maka manfaat KM yang kita harapkan sulit untuk dirasakan.
KM Assessment = Realitas Organisasi
Pada akhirnya, KM Assessment adalah upaya kita untuk memahami kondisi riil organisasi. KM Assessment bukan sekadar ceklis alat, melainkan langkah awal dari manajemen perubahan (change management) dalam organisasi.
Banyak organisasi terlalu cepat bicara tentang portal pengetahuan, digital workplace, atau bahkan AI, tanpa benar-benar memahami kondisi aliran pengetahuan mereka sendiri.
Padahal teknologi tidak otomatis memperbaiki perilaku kerja. Sistem canggih tidak otomatis membuat organisasi belajar dari kesuksesan dan kegagalannya. Dokumentasi tidak otomatis menghasilkan manfaat bagi bisnis.
Karena itu assessment menjadi langkah penting untuk membaca realitas organisasi sebelum implementasi dimulai.
KM Assessment dari Knoco menarik digunakan karena membantu organisasi melihat KM bukan sebagai proyek teknologi atau aktivitas dokumentasi semata, tetapi sebagai sistem kerja yang terdiri dari interaksi people, process, technology, governance, serta bagaimana pengetahuan bergerak di dalamnya.
Dan sering kali, dari proses assessment inilah organisasi mulai sadar bahwa masalah KM mereka sebenarnya bukan soal kurangnya pengetahuan. Tetapi soal bagaimana organisasi selama ini bekerja.
