Mengenalkan KM ke seluruh organisasi tidak bisa dilakukan dengan kekuatan Anda sendiri. Kita memerlukan para evangelist, champion, pendukung, tim inti, dan sejenisnya untuk menjangkau seluruh organisasi.
Mereka yang saya sebut sebagai KM Agents. Merekalah yang akan menjadi pionir komunitas-komunitas yang dibangun. KM Agents adalah individu-individu yang menjadi titik kunci sekaligus motor penggerak bagi “mesin” inisiatif KM.
Mereka, sesuai namanya adalah para elite dari seluruh organisasi yang bertugas di garis depan memastikan KM terlaksana.
Sekarang, pertanyaan besarnya. Siapa yang akan menjadi KM Agents?
Pertanyaan ini sering dijawab dengan cara yang cukup umum. Pilih karyawan yang aktif, punya minat, atau yang dianggap representatif dari Unit Kerja.
Pendekatan ini tidak sepenuhnya salah. Namun seringkali orang yang kita pilih tidak cukup kuat untuk menggerakkan organisasi. Masalahnya seringkali ada pada karakteristik orang yang dipilih dan kompetensi yang dimilikinya.
Sama seperti elite agent di dunia mata-mata, KM Agents haruslah orang-orang terpilih dengan kriteria tertentu dan kualitas terbaik.
Langkah pertama untuk mendapatkan KM Agents ialah melakukan seleksi dan penetapan kriteria yang Anda butuhkan. Baru setelah itu, kita dapat memulai pengembangan kompetensinya.
Tipping Points dan The Law of Few
Untuk memilih orang yang tepat sebagai KM Agent, fenomena Tipping Point (titik balik) bisa dijadikan salah satu referensi.
Tipping Point adalah fenomena dimana suatu aktivitas, ide, produk atau inisiatif mencapai suatu titik atau keadaan dimana tingkat penyebaran dan pelaksanaanya bertambah secara cepat, bahkan eksponensial.
Penulis buku The Tipping Point: How Little Things Can Make Big Difference, Malcolm Gladwell menyebutkan contohnya. Ketika sepatu ala Gipsy dari Hush Puppies, sebuah brand kecil, tiba-tiba menjadi sangat terkenal dan dicari oleh seluruh masyarakat Amerika.
Berbicara di Indonesia, tentu banyak kejadian Tipping Point yang bisa kita lihat. Sebut saja fenomena ketika TikTok menjadi viral di kalangan anak muda. Atau tren bermain Padel sebagai olahraga “wajib” untuk bersosialisasi di kalangan professional.
Gladwell menyebutkan bahwa fenomena Tipping Point salah satunya dipicu oleh beberapa orang atau komunitas yang dapat dengan efektif menyebarkan ide dan gagasan. Gladwell menyebutnya sebagai The Law of Few.
Hukum yang Sedikit (The Law of Few) menyebutkan bahwa ide dan gagasan menyebar ternyata tidak seperti yang kita kira, yaitu melalui kampanye, iklan, atau penggerakan massa.
Ternyata hanya butuh beberapa orang dengan karakteristik tertentu yang mengenalkan ide melalui tindakan, kata-kata dan kegiatan untuk memastikan ide tersebut diterima secara sukarela oleh masyarakat.
Singkatnya, Gladwell mengatakan bahwa sebenarnya penyebaran sebuah ide tidak terjadi secara acak. Ada pola tertentu. Dan pola tersebut sangat dipengaruhi oleh tipe orang yang memulai dan aktif menyebarkan ide tersebut.
Ada tiga jenis individu yang dapat secara efektif mendorong ide untuk viral dan diterima oleh banyak orang. Mereka adalah Maven, Connectors, dan Salesman.
Maven: Si Paling Pintar dan Suka Berbagi
Maven adalah seorang yang diakui keahliannya di bidang tertentu. Mereka biasanya menjadi rujukan ketika orang lain menghadapi masalah. Mereka memahami konteks pekerjaan, punya banyak pengalaman lapangan, dan seringkali punya jawaban yang tidak tertulis di dokumen.
Dalam proses memilih KM Agent, Maven penting untuk menjaga kualitas pengetahuan. Namun ada satu hal yang perlu diperhatikan.
Tidak semua Maven cocok menjadi KM Agents.
Sebagian dari mereka lebih nyaman berada di belakang. Mereka kuat dalam pengetahuan, tetapi tidak selalu aktif dalam berinteraksi.
Karena itu, memilih Maven tidak cukup hanya melihat siapa yang paling pintar. Perlu dilihat juga apakah mereka bersedia terlibat. Maven bukan seorang ahli yang hanya bisa diakses kalau dia ada waktu.
Maven adalah ahli yang senang berbagi. Melihat orang lain tumbuh dan belajar harus menjadi passion-nya
Alasan Maven penting sebagai KM Agents adalah karena kemampuan mereka berbagi informasi, bersosialisasi dan komunikasi. Maven akan berguna bagi anggota organisasi ketika mereka membutuhkan informasi dan pemahaman yang sesuai tentang KM.
Connectors: Yang Paling Banyak Teman dan Kenalan
Connectors berfungsi sebagai penghubung kita dengan dunia. Mereka mungkin bukan yang paling ahli dalam sesuatu, tetapi mereka tahu siapa yang paling paham suatu permasalahan.
Mereka umumnya punya jaringan yang luas, lintas fungsi, lintas unit, bahkan lintas lokasi. Connectors memiliki sifat-sifat khas seperti selalu ingin tahu (curiosity), kepercayaan diri (self confidance), kemampuan bersosialisasi (sociability) dan passion yang kuat (energy).
Dalam konteks KM, peran ini seringkali menjadi kunci yang tidak terlihat. Banyak pengetahuan sebenarnya sudah ada di organisasi, tetapi tidak pernah bertemu dengan orang yang membutuhkan.
Connectors menjembatani hal tersebut.
Pengalaman penerapan di IBM menunjukkan bahwa individu dengan jaringan informal yang kuat, mampu mempercepat aliran informasi dan penyelesaian masalah. Bahkan tanpa perubahan struktur formal.
Dalam proses memilih KM Agent, Connectors seringkali terlewat. Padahal mereka inilah yang membuat pengetahuan bisa bergerak dan mengalir.
Melalui individu dengan bakat sebagai Connectors, Anda dengan mudah menggunakan mereka sebagai penyebar ide dan inisiatif KM ke seluruh organisasi. “Menumpang” melalui bakat dan jaringannya yang luas.
Salesman: Sang Penjual Sejati
Seperti namanya, Salesman adalah individu yang memiliki bakat “meyakinkan” orang lain melalui kemampuan komunikasi dan negoisasi yang handal.
Bakat mereka adalah menjelaskan sesuatu yang terlihat biasa saja, menjadi hal yang menarik dan membuat orang lain setuju terhadap pemikiran tersebut.
Salesman melengkapi dua peran sebelumnya.
Dalam banyak organisasi, KM seringkali bukan gagal karena tidak ada konten. Tetapi karena tidak ada yang mendorong orang untuk ikut berpartisipasi.
Di sinilah peran Salesman menjadi penting.
Alasan utama Salesman wajib ada di KM Agents adalah karena mereka membuat aktivitas KM terasa hidup. Mereka mampu mengubah sesuatu yang awalnya dianggap tambahan, menjadi sesuatu yang relevan. Mereka adalah tenaga penjual Anda yang paling handal dan menentukan diterima atau tidaknya inisiatif KM.
Yang banyak luput disadari, praktisi KM atau Tim KM yang sukses sebenarnya adalah seorang Salesman. Ia harus mampu menjabarkan konsep akademis KM menjadi aplikatif dan dapat diterima oleh organisasi.
Fokus pada Kualitas, Bukan pada Jumlah Orang
Jika kita melihat banyak implementasi KM yang tidak berjalan, seringkali masalahnya bukan pada kurangnya orang.
Masalahnya adalah komposisi.
Terlalu banyak Maven tanpa Connector membuat pengetahuan berhenti di individu. Terlalu banyak Connector tanpa Maven membuat diskusi menjadi dangkal. Tanpa Salesman, semuanya berjalan tanpa energi.
Satu hal yang perlu diperhatikan, KM Agents dengan karakteristik The Law of Few seringkali bukan individu dengan jabatan dan senioritas.
Mereka bisa saja seorang supervisor, entry level staff atau malah karyawan yang sebentar lagi akan pensiun. Fokuslah pada kriteria dan karakteristiknya, bukan pada jabatan atau lama kerja seseorang.
Pengalaman ini juga terlihat dalam pengembangan Community of Practice di Shell. Dari studi kasus pengembangan Komunitas di Sheel, pembelajaran yang paling penting adalah: Komunitas tidak berkembang hanya karena struktur atau penunjukan formal.
Perubahan terjadi ketika individu dengan karakter berbeda mulai berperan. Ada yang menjaga kualitas diskusi, ada yang menghubungkan orang, dan ada yang menjaga energi komunitas tetap hidup.
Kombinasi inilah yang membuat aktivitas knowledge sharing, dan tentu saja KM, menjadi berkelanjutan.
Dari sini, memilih KM Agents seharusnya tidak lagi dilihat sebagai proses administratif. Ini adalah proses strategis.
Bukan sekadar menunjuk perwakilan, tetapi memahami peran apa yang dibutuhkan dan siapa yang bisa mengisi peran tersebut.
Dengan kolaborasi individu dari The Law of Few, serta perencanaan yang matang, Anda akan melihat bahwa ternyata mengenalkan KM ke organisasi tidak selalu membutuhkan budget berlebih atau kampanye kegiatan tradisional (yel-yel, pidato, poster, event).
Percayakan pada Connectors, Mavens dan Salesman, lalu saksikan sendiri KM menjadi fenomena baru di organisasi anda.
Referensi Case Studies
The Tipping Point: How Little Things Can Make a Big Difference (Malcolm Gladwell)
https://www.littlebrown.com/titles/malcolm-gladwell/the-tipping-point/9780316346627/
Informal Networks: The Company Behind the Chart (Rob Cross, Stephen P. Borgatti, Andrew Parker)
https://hbr.org/2002/06/the-hidden-power-of-social-networks
Building a Smarter Workforce: Leveraging Social Networks to Drive Knowledge Sharing (IBM Research insights)
https://www.ibm.com/thought-leadership/institute-business-value/en-us/report/social-networks
