Pada tulisan sebelumnya, kita membahas bagaimana KM perlu “branding” agar bisa dipahami dan diterima oleh Manajemen. Karena tanpa dukungan Manajemen, inisiatif KM akan sulit berjalan.
Tapi ada satu fase berikutnya yang jauh lebih menantang.
Ketika KM sudah mendapatkan dukungan dari manajemen, kita harus memastikan KM juga diterima sebagai bagian dari proses kerja oleh seluruh pihak di organisasi.
Sayangnya pengalaman saya membantu banyak organisasi dan perusahaan berkata lain. Banyak inisiatif KM berhenti di titik “ada”. Tapi “tidak digunakan”.
Nyatanya, karyawan tidak baca aturan baru, event knowledge sharing malah sepi peserta. Portal canggih pun tidak ada yang pakai.
Tantangannya kini berubah: bagaimana membuat KM benar-benar digunakan oleh seluruh pihak di organisasi.
Ketika KM “Kalah” oleh Prioritas Pekerjaan
Kalau kita bicara jujur, sebagian besar karyawan sebenarnya tidak menolak KM. Mereka tahu KM itu penting. Mereka juga paham bahwa berbagi pengetahuan itu baik untuk organisasi.
Tapi dalam keseharian kerja, itu semua seringkali kalah oleh hal lain yang terasa lebih mendesak. Entah itu target yang harus dicapai. Deadline yang tidak bisa mundur. Atau tekanan dari klien yang menunggu hasil.
Di situasi seperti ini, keputusan yang diambil biasanya sangat sederhana: fokus pada apa yang paling langsung berdampak ke pekerjaan. Dan di banyak kasus, sayangnya KM tidak masuk dalam kategori itu.
Bukan karena tidak penting. Tapi karena tidak terasa cukup relevan dengan prioritas yang sedang dihadapi. Untuk itulah kita harus memastikan KM juga menjadi prioritas bagi seluruh karyawan.
Kalau pada tahap sebelumnya branding KM banyak berbicara tentang bagaimana meyakinkan Manajemen, di tahap ini branding lebih banyak berbicara tentang bagaimana membentuk persepsi kolektif di dalam organisasi agar KM dapat menjadi prioritas.
Persepsi tidak dibentuk oleh satu aktivitas. Namun terbentuk dari pengalaman berulang yang dialami oleh banyak orang. Dan sekali persepsi itu terbentuk, ia akan sangat mempengaruhi perilaku.
Berikut beberapa tips dari pengalaman saya membantu berbagai organisasi dan perusahaan menjual KM ke seluruh organisasi
Fokus pada WIIFM
Pendekatan awal yang sering dilakukan ketika melakukan branding KM adalah mengenalkan apa itu KM. Atau dengan istilah lain: sosialisasi.
Banyak dari kita yang beranggapan sosialisasi adalah mengumpulkan semua karyawan di kantor, baik lewat tatap muka atau online, lalu menyampaikan konsep dasar KM, aturan yang berlaku, bentuk kegiatan, atau aplikasi KM yang sudah dibuat.
Cara ini tidak salah. Tapi seringkali tidak cukup.
Karyawan memang mengerti apa itu KM, tapi belum tentu merasa membutuhkannya. Karena yang terjadi, pesan berhenti di level pemahaman.
Masalahnya adalah orang belum benar-benar merasakan manfaat dari KM.
Banyak sekali saya temukan sesi sosialisasi yang sifatnya satu arah dan minim interaksi. Pendekatan seperti kuliah singkat atau arahan Manajemen hanya akan membuat orang tahu, tapi belum tentu mau ikut serta.
Cara yang lebih efektif adalah dengan menekankan pada What’s In It For Me/(WIIFM). Atau bahasa gaulnya, “Apa Untungnya buat Gw”.
Alih-alih mengajak karyawan untuk melakukan sesuatu yang tidak mereka pahami, akan lebih baik jika memulai KM dengan bertanya, apa masalah mereka di pekerjaan, apa kesulitan yang dihadapi, apa yang bisa kita bantu.
Salah satu klien saya mengenalkan KM melalui event knowledge sharing yang menghadirkan Kepala Bidang berpengalaman tapi sulit ditemui. Di event tersebut, karyawan dapat mendengar langsung best practices mengelola produk perbankan.
Kasus lain, KM sukses diterima karena mampu menyediakan media konsultasi dan diskusi langsung dengan para Ahli via Aplikasi. Ada lagi contoh sukses KM yang membantu dokumentasi pembelajaran dari satu project sehingga project lain bisa belajar dari kesalahan sebelumnya
Ketika seseorang pernah mengalami bahwa KM membantu menyelesaikan pekerjaannya lebih cepat, persepsinya akan langsung berubah. Tanpa perlu penjelasan panjang, ia akan mulai melihat KM sebagai sesuatu yang berguna.
Tips Implementasi
Fokus pada What’s In In For Me (WIIFM). Identifikasi dengan cara bertanya pada karyawan di level Manager dan Supervisor. Mereka cenderung mengerti lapangan tapi juga paham prioritas.
Gunakan jawaban dari WIIFM dalam memilih aktivitas KM yang akan dikenalkan secara luas di organisasi. Fokus pada quick win yang dapat dijadikan kisah sukses untuk mengenalkan KM
Berdayakan Para Influencers
Ada alasan jelas mengapa selebgram dan influencers sosial media dibayar mahal. Karena mereka mampu membentuk persepsi positif dari sebuah brand.
Para influencers tersebut secara tidak langsung mengarahkan kita untuk ikut terlibat, membeli produk, atau paling tidak mempertimbangkan penggunaannya ketika butuh.
Konsep yang sama juga berlaku buat KM. Kita butuh influencers guna menjual dan branding produk KM. Tugas utamanya adalah memastikan orang percaya dan mau ikut terlibat.
Kita bisa memulai dengan mengumpulkan cerita sukses dari KM. Pastikan relevan dengan WIIFM yang sudah diidentifikasi di awal. Lalu, minta para influencers di organisasi memberikan testimoni, cerita, atau bahkan, undang mereka untuk hadir di sesi-sesi sosialisasi KM.
Ini untuk membangun persepsi bahwa KM benar-benar memberikan manfaat, bisa dilakukan, dan dekat di keseharian pekerjaan.
Tentu tidak semua orang bisa menjadi influencers. Pilih karyawan yang memang dikenal luas, dihormati wibawanya, atau diakui keahliannya.
Salah satu perusahaan yang saya bantu melakukannya dengan sangat baik. Tim KM-nya meminta salah seorang karyawan senior yang dianggap “kamus berjalan” untuk memberikan testimoni. Nama beliau selalu dipakai ketika menjelaskan KM. Bahkan beliau juga aktif di kegiatan KM. Alhasil, banyak karyawan yang ikut di sesi KM hanya karena mau belajar dari beliau.
Perusahaan lainnya menggunakan metode yang juga out of the box. Mereka meminta Direktur SDM untuk ikut di sesi Community of Practices (CoP). Yang jadi menarik karena selama sesi CoP, Direktur ini tidak mau dipanggil “Bapak”. Dia minta dipanggil “Om”. Cara ini membuat persepsi terhadap KM lebih informal dan mudah diterima oleh seluruh karyawan.
Ketika KM di-branding oleh orang yang tepat disertai dengan bukti nyata, penerimaan terhadap perubahan juga akan lebih mudah. Orang akan menilai KM sebagai sesuatu yang positif dan lebih mungkin untuk ikut terlibat.
Tips Implementasi
Tentukan siapa saja calon influencers untuk KM. Pilih yang dikenal luas, dihormati, atau diakui keahliannya. Misal, karyawan senior yang suka berbagi pengalaman, Manajemen Puncak yang disukai banyak orang, atau karyawan berprestasi.
Siapkan cerita sukses yang influencers dapat gunakan. Bisa dari cerita mereka sendiri, atau dari pengalaman organisasi lain yang relevan.
Libatkan para influencers secara aktif dalam kegiatan KM. Pastikan mereka berkontribusi, bukan hanya sekedar dijadikan model pasif.
Konsistensi. Bukan Event Satu Kali
Perjalanan menjual KM, bukan sprint. Ini marathon. Kita tidak bisa mengubah persepsi dengan mengandalkan hanya sesi sosialisasi.
Perlu banyak cara, dalam waktu yang berjangka, dan terus diulang, agar persepsi positif KM dapat terbentuk. Tanpa pengulangan, maksud dan manfaat KM hanya akan hilang ditelan prioritas pekerjaan.
Kenalkan KM ke seluruh organisasi dengan melakukan serangkaian event dan kampanye (campaign). Gunakan poster dan media lainnya. Lakukan kegiatan sosialisasi langsung ke Unit Bisnis secara personal. Bicara dan diskusi dengan Pimpinan Unit Kerja. Tanya dan bantu mereka menyelesaikan masalahnya.
Cara ini memang membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Sesuaikanlah dengan budget yang dimiliki perusahaan anda. Campaign dapat dilakukan dengan banyak cara.
Beberapa yang saya temui di klien sangat menarik sebagai pertimbangan. Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang banking memberikan insentif snack bagi peserta forum sharing.
Perusahaan lainnya membuat poster dan buku saku. Ada juga perusahaan yang menggunakan KM Portal sebagai akses untuk menggunakan aplikasi pekerjaan.
Beberapa juga menggunakan media internal seperti majalah dan papan pengumuman untuk update kegiatan KM. Salah satu NGO menyebarkan newsletter hasil CoP dan jadwal event KM melalui email kantor.
Adapula yang Tim KM-nya rutin “turun gunung” ngobrol dengan para pekerja di level operasional. Sekedar bertanya “apa yang bisa KM bantu agar pekerjaan kamu lebih mudah”.
Intinya lakukanlah kampanye KM secara konsisten. Hindarkan kampanye yang berlebihan tetapi hanya dilakukan sekali saja. Proses mengenalkan KM tidak bisa dilakukan dalam satu malam. Komitmen dan disiplin adalah kuncinya.
Tips Implementasi
Susun rencana dan agenda kampanye dengan rapih untuk minimal 6 bulan kedepan. Pastikan jangkauan kampanye dapat meliputi seluruh pihak di organisasi
Buat kegiatan yang beragam. Hindari terlalu banyak sesi yang bersifat satu arah. Pilih bentuk kampanye yang interaktif dan inklusif. Contohnya, kompetisi, award, kunjungan lapangan, sesi diskusi informal atau games.
Menggeser Fokus: Dari Komunikasi ke Pengalaman
Ini yang sering menjadi titik balik. Fokus branding seharusnya tidak berhenti pada bagaimana KM dikomunikasikan, tetapi bagaimana KM dialami.
Artinya, perhatian mulai bergeser ke hal-hal yang lebih mendasar:
- Bagaimana seseorang menemukan pengetahuan yang dibutuhkan.
- Seberapa relevan informasi yang tersedia dengan pekerjaannya.
- Seberapa cepat KM membantu menyelesaikan masalah pekerjaan.
Ketika pengalaman-pengalaman ini mulai konsisten terjadi, branding dan persepsi positif terhadap KM akan terbentuk dengan sendirinya. Tanpa perlu banyak perintah, orang akan mulai ikut terlibat karena mereka merasa terbantu. Bukan karena sekedar tahu.
