Kalau ditanya apakah knowledge sharing itu penting, hampir semua organisasi akan menjawab, “Penting.”
Karena itu, banyak organisasi mulai membangun repository, membuat portal KM, mengadakan sesi sharing, sampai membentuk Community of Practice (CoP).
Sayangnya, semua itu belum tentu membuat orang benar-benar mau berbagi pengetahuan.
Masih ada karyawan yang memilih menyimpan pengalamannya sendiri. Masih ada tim yang mengulang kesalahan yang sama. Masih ada Unit Kerja yang enggan belajar dari unit lain.
Ironisnya, ada organisasi yang sudah punya ribuan dokumen di repository. Tetapi begitu ada masalah, orang tetap mencari satu nama yang dianggap paling berpengalaman.
Kalau begitu, apa sebenarnya alasan orang enggan melakukan knowledge sharing?
Banyak orang mengira penyebabnya adalah teknologi atau kurangnya dokumentasi. Asumsi ini mungkin ada benarnya. Tapi pengalaman saya membantu berbagai organisasi, hambatan terbesar justru sering berasal dari perilaku kita sendiri.
Chris Collison, salah satu praktisi Knowledge Management, menyebut ada tujuh pola perilaku yang berulang di banyak organisasi dan diam-diam menghambat proses berbagi pengetahuan. Ia menyebutnya sebagai The Seven Deadly Syndromes of Knowledge Sharing.
Supaya lebih dekat dengan keseharian kita, saya lebih suka menyebutnya sebagai “7 Penyakit Kantor.”
Disebut penyakit bukan karena orang-orangnya bermasalah. Tetapi karena perilaku-perilaku ini begitu sering muncul sampai akhirnya dianggap sebagai sesuatu yang normal.
1. Penyakit “Nggak Enakan”
Hampir setiap organisasi punya orang seperti ini.
Kalau diajak ngobrol santai, mereka bisa menjelaskan cara menyelesaikan pekerjaan yang jauh lebih cepat daripada prosedur resminya. Mereka punya cara kerja yang terbukti efektif. Punya pengalaman yang tidak tertulis di SOP. Bahkan sering kali tahu jalan pintas yang membuat pekerjaan selesai jauh lebih cepat.
Tetapi begitu diminta berbagi dalam forum, mereka langsung memilih diam.
Bukan karena pelit. Mereka hanya merasa lebih aman kalau tidak terlalu menonjol.
“Nanti dibilang sok pintar.”
“Nanti malah dicari-cari salahnya.”
“Kalau cara saya dibilang bagus, jangan-jangan besok saya yang disuruh ngajarin semua orang.”
Kalimat-kalimat seperti ini mungkin terdengar sepele. Tetapi kalau muncul di banyak orang, dampaknya besar. Cara kerja yang sebenarnya sudah terbukti berhasil, akhirnya berhenti di kepala masing-masing.
Dalam banyak kasus, masalahnya bukan pada orangnya. Masalahnya ada pada budaya kerja yang lebih cepat mengkritik daripada mengapresiasi. Akibatnya, berbagi pengalaman terasa lebih berisiko daripada memilih diam.
Kalau organisasi ingin lebih banyak orang berbagi, yang perlu dibangun bukan hanya forum sharing, tetapi juga rasa aman. Orang perlu percaya bahwa ketika mereka berbagi, mereka akan dihargai, bukan dihakimi.
2. Penyakit “Ah, Biasa Aja”
Kalau penyakit pertama muncul karena takut, penyakit yang satu ini muncul karena terlalu meremehkan diri sendiri.
Pernahkah Anda bertemu orang yang selalu berkata,
“Ah… ini mah biasa aja.”
“Semua orang juga bisa.”
Padahal setelah dicermati, cara kerjanya justru jauh lebih efektif dibandingkan tim lain. Sering kali mereka bahkan tidak sadar bahwa cara kerjanya berbeda dengan tim lain. Karena sudah dilakukan setiap hari, semuanya terasa biasa.
Menariknya, saya justru lebih sering menemukan orang seperti ini di tim operasional, proyek lapangan, atau kantor cabang. Karena setiap hari menghadapi tantangan yang berbeda, mereka sering menemukan cara-cara baru untuk menyelesaikan pekerjaan.
Sayangnya, mereka tidak pernah menganggap itu sebagai sesuatu yang layak dibagikan. Mereka merasa hanya menjalankan pekerjaan seperti biasa. Padahal justru pengalaman seperti inilah yang paling dibutuhkan oleh organisasi.
Kalau tidak pernah dibagikan, organisasi kehilangan banyak kesempatan untuk belajar dari orang-orang yang sebenarnya punya pengalaman paling relevan.
Karena itu, organisasi juga perlu membantu karyawannya mengenali apa yang layak disebut sebagai praktik baik (good practices). Jangan menunggu orang merasa dirinya “expert” baru mau berbagi. Dalam KM, pengalaman sehari-hari sering kali jauh lebih berharga daripada teori.
3. Penyakit “Di Sini Beda”
Kalau Anda pernah ikut sesi knowledge sharing lintas unit, kemungkinan besar pernah melihat adegan seperti ini.
Sebuah unit kerja baru saja mempresentasikan bagaimana mereka berhasil memangkas waktu penyelesaian pekerjaan 30 persen lebih cepat dari biasanya. Presentasi baru selesai beberapa menit, tetapi komentar pertama yang muncul adalah,
“Kalau di tempat kami beda.”
“Budaya kami nggak sama.”
“Kalau di kantor pusat mungkin bisa.”
Percakapan langsung berubah. Bukan lagi membahas apa yang bisa dipelajari, tetapi sibuk mencari alasan kenapa cara itu tidak mungkin diterapkan di sini.
Ini salah satu penyakit yang paling sering menghambat knowledge sharing.
Bukan karena idenya jelek. Tetapi karena ide itu datang dari unit lain.
Padahal tujuan knowledge sharing bukan menyalin cara kerja orang lain mentah-mentah. Yang dicari adalah pembelajarannya. Setelah itu, barulah disesuaikan dengan kondisi masing-masing.
Organisasi yang belajar dengan cepat bukan organisasi yang selalu menemukan ide baru. Tetapi organisasi yang mampu mengambil ide yang sudah terbukti berhasil, lalu mengadaptasinya sesuai kebutuhan.
4. Penyakit “Malu Nanya”
Knowledge sharing bukan hanya soal berbagi. Sama pentingnya adalah berani meminta bantuan.
Sayangnya, masih banyak orang yang lebih memilih menghabiskan dua hari mencari jawaban sendiri, padahal tim di sebelahnya mungkin sudah pernah menyelesaikan masalah yang sama. Anehnya, mereka lebih rela menghabiskan dua hari mencari jawaban sendiri daripada lima menit bertanya ke orang yang tepat.
Kenapa? Karena mereka khawatir dianggap tidak kompeten.
“Masa beginian aja harus nanya?”
“Nanti dikira saya nggak bisa kerja.”
Padahal organisasi yang punya budaya belajar yang kuat justru dipenuhi oleh orang-orang yang tidak gengsi bertanya. Mereka sadar bahwa bertanya bukan tanda kelemahan. Bertanya adalah cara tercepat untuk belajar.
Kalau orang merasa aman meminta bantuan, pengetahuan akan mengalir jauh lebih cepat daripada semua orang dipaksa mencari jawaban sendiri.
5. Penyakit “Baca SOP Dulu”
Pernah mengalami situasi seperti ini? Anda menghadapi masalah yang cukup rumit. Yang dibutuhkan sebenarnya hanya lima belas menit ngobrol dengan orang yang pernah mengalaminya.
Tetapi jawaban yang diterima justru,
“Sudah baca SOP?”
“Coba cari dulu di repository.”
“Sudah ada kok di SharePoint.”
Dokumen memang penting.
SOP, panduan kerja, template, atau lessons learned tetap punya peran besar dalam KM. Masalahnya muncul ketika organisasi menganggap semua jawaban pasti ada di dalam dokumen.
Padahal kenyataannya tidak sesederhana itu.
Dokumen bisa menjelaskan apa yang harus dilakukan. Tetapi sering kali tidak menjelaskan kenapa cara itu dipilih, kapan harus disesuaikan, atau apa yang berubah sejak dokumen tersebut dibuat.
Pengetahuan tidak serta merta selalu ada di dalam file. Dokumen memang menyimpan pengetahuan. Tetapi pengalaman yang melatarbelakangi dokumen itu tetap ada di kepala orang yang membuatnya. Sering kali, satu pertanyaan sederhana seperti “Kenapa waktu itu dipilih cara ini?” justru menghasilkan pembelajaran yang tidak pernah tertulis di dokumen.
Karena itu, repository seharusnya menjadi pintu masuk menuju percakapan, bukan pengganti percakapan itu sendiri.
6. Penyakit “Save Dulu Aja”
Di banyak organisasi, ada kebiasaan yang tanpa sadar menghambat knowledge sharing.
Semua file disimpan di laptop pribadi. Kadang dokumennya memang dibagikan. Tetapi hanya ke grup proyek, folder pribadi, atau email tertentu. Begitu proyek selesai, semua orang lupa dokumen itu pernah ada.
Kalau ditanya kenapa, jawabannya hampir selalu sama.
“Nanti aja kalau sudah final.”
“Takut disalahartikan.”
“Belum rapi.”
Memang ada informasi yang harus dijaga kerahasiaannya. Tetapi masalahnya, sering kali hampir semua informasi diperlakukan seolah-olah rahasia.
Akibatnya, tim lain tidak pernah tahu bahwa sebenarnya sudah ada pekerjaan serupa yang bisa dipelajari. Mereka akhirnya mengulang pekerjaan yang sama dari nol.
Bukan karena tidak mau belajar. Tetapi karena tidak tahu harus belajar ke mana.
7. Penyakit “Lagi Sibuk”
Kalau ada penyakit kantor yang paling sering saya dengar, mungkin ini jawabannya.
“Lagi banyak kerjaan.”
“Nanti aja kalau sudah agak longgar.”
“Belum sempat ikut sharing.”
Lucunya, jawaban itu tetap sama bulan depan. Dan bulan berikutnya.
Masalahnya memang bukan karena orang malas. Semua orang benar-benar sibuk.
Tetapi kalau kesibukan selalu dijadikan alasan untuk tidak belajar, pekerjaan tidak akan pernah terasa lebih ringan.
Justru di sinilah paradoksnya. Tujuan knowledge sharing adalah menghemat waktu, menghindari kesalahan yang sama, dan membuat pekerjaan berikutnya lebih mudah.
Artinya, meluangkan sedikit waktu untuk belajar hari ini sering kali bisa menghemat jauh lebih banyak waktu di masa depan.
Penutup
Kalau diperhatikan, ketujuh penyakit ini punya satu kesamaan. Tidak ada satu pun yang disebabkan oleh kurangnya teknologi. Bukan juga muncul karena repository kurang canggih. Dan pastinya tidak ada pula yang selesai hanya dengan membeli aplikasi baru.
Semuanya berakar pada kebiasaan dan budaya kerja.
Itulah sebabnya organisasi yang berhasil menerapkan KM biasanya tidak langsung sibuk membangun sistem. Mereka lebih dulu membangun lingkungan kerja yang membuat orang merasa aman untuk berbagi, nyaman untuk bertanya, dan terbiasa belajar dari pengalaman orang lain.
Kalau organisasi Anda merasa knowledge sharing belum berjalan seperti yang diharapkan, mungkin pertanyaannya bukan lagi “Aplikasi apa yang harus kita gunakan?”
Tetapi,
“Dari tujuh penyakit kantor ini, mana yang paling sering muncul di organisasi kita?”
Knowledge sharing tidak pernah gagal hanya karena organisasinya belum punya teknologi yang cukup. Lebih sering, ia gagal karena orang-orangnya masih hidup dengan “penyakit kantor” yang dianggap wajar.
Mengenali penyakitnya adalah langkah pertama. Setelah itu, barulah organisasi bisa mulai mencari obat yang tepat.
