Mungkin salah satu pertanyaan yang paling menarik untuk dibahas seputar KM adalah judul artikel ini. Kapan kita butuh KM?
Pertanyaan ini menjadi penting bagi perusahaan atau organisasi yang baru mengenal konsep KM dan sedang berpikir untuk menerapkannya secara serius.
Jawaban saya sebenarnya sangat singkat.
Anda membutuhkan KM ketika organisasi atau perusahaan Anda ingin berkembang. Anda membutuhkannya saat ingin berhenti melakukan rutinitas yang itu itu saja, sedang mencari profit tambahan, atau sekadar ingin bertahan dari serangan pesaing yang terus menggerogoti pangsa pasar Anda.
Oke, saya tahu jawaban ini mungkin terdengar terlalu normatif. Semua organisasi dan perusahaan pasti menginginkan hal tersebut.
Siapa yang tidak mau eksis di bidangnya? Siapa yang mau neraca laba rugi perusahaannya menjadi minus? Siapa pula yang rela mengubur bisnis yang sudah dipertahankan bertahun tahun lamanya?
Rasanya tidak ada. Jadi, pertanyaannya sebenarnya bukan kapan kita butuh KM, melainkan kenapa kita belum juga melakukannya?
Meski begitu, banyak perusahaan tentu menginginkan jawaban praktis yang lebih membumi. Mari kita bedah beberapa alasan mendasar mengapa perusahaan Anda memang sangat membutuhkan sistem pengelolaan pengetahuan ini.
Ketika Banyak Terjadi Reinventing the Wheel
Alasan pertama adalah ketika mulai banyak terjadi fenomena keledai jatuh di lubang yang sama, atau yang di dunia bisnis sering disebut reinventing the wheel.
Istilah ini mengacu pada keadaan di mana kita membuang waktu untuk mencari tahu atau mengerjakan sesuatu yang sebenarnya sudah pernah kita selesaikan di masa lalu. Masalah ini sangat lazim menimpa perusahaan besar maupun kelompok kerja kecil.
Ketika kita dihadapkan pada sebuah proyek atau masalah, naluri pertama kita biasanya adalah mencari solusi ke luar organisasi. Di era keterbukaan informasi seperti sekarang, mesin pencari seperti Google seolah menjadi kunci segalanya.
Sayangnya, kita sering lupa bahwa pengetahuan dan pengalaman berharga yang kita butuhkan mungkin saja sedang tertidur di dalam organisasi kita sendiri.
Kita bisa melihat contoh kasus nyata dari Badan Antariksa Amerika Serikat atau NASA. Pada awal era dua ribuan, NASA menyadari bahwa mereka kesulitan merancang misi kembali ke bulan.
Usut punya usut, berbagai cetak biru, catatan teknis, dan data dari era program Apollo puluhan tahun sebelumnya tersebar tidak beraturan. Mereka terpaksa menghabiskan banyak waktu dan anggaran untuk mempelajari ulang teknologi lama karena pengetahuan tersebut tidak dikelola dengan baik.
Ini adalah bukti nyata bahwa reinventing the wheel adalah pemborosan sumber daya yang masif. KM hadir untuk mencegah hal ini dengan menghubungkan orang orang yang butuh jawaban dengan mereka yang sudah punya pengalaman.
Ketika Banyak Pengalaman dan Pengetahuan Hilang
Alasan kedua kita membutuhkan KM adalah ketika perusahaan rentan mengalami knowledge walkout atau hilangnya pengetahuan kunci.
Pernahkah Anda mendengar cerita tentang bisnis yang merosot tajam hanya karena Manajer andalannya dibajak oleh pesaing? Atau sebuah pekerjaan lapangan yang terhenti total karena satu satunya teknisi yang paham cara kerja mesin sedang cuti sakit?
Perusahaan pada dasarnya hanyalah tumpukan meja, kursi, komputer, dan gedung beton. Semua benda mati itu tidak akan menghasilkan nilai tambah tanpa kehadiran manusia yang menggerakkannya.
Pengetahuan paling berharga justru tersimpan rapat di dalam kepala staf staf Anda. Masalah terbesarnya, pengetahuan itu sifatnya menempel pada manusia dan akan ikut pergi saat mereka keluar dari pintu kantor Anda.
Pendekatan terbaik untuk mencegah kerugian ini bukanlah dengan mengekang karyawan, melainkan dengan membuat salinan dari isi kepala mereka sebanyak mungkin.
Kita bisa melakukan hal ini dengan memasangkan staf senior dan junior, merutinkan evaluasi akhir proyek, atau membiasakan sesi berbagi pengalaman minimal sepekan sekali.
Contoh yang bisa menjadi best practices datang dari perusahaan energi British Petroleum (BP). Mereka membangun program kolaborasi virtual yang memungkinkan insinyur pengeboran di lautan lepas untuk terhubung langsung dengan para ahli di benua lain.
Saat mesin bor mengalami kendala spesifik, mereka tidak perlu memanggil ahli terbang ke lokasi. Cukup dengan menceritakan masalah di jaringan komunitas internal, ahli lain yang pernah mengalami masalah persis sama bisa langsung memberikan panduan.
Sistem berbagi pakar ini terbukti menghemat biaya perbaikan hingga jutaan dolar dan mencegah kelumpuhan operasi akibat ketiadaan ahli di satu lokasi.
Ketika Inovasi Menjadi Prioritas
Alasan ketiga sekaligus yang tak kalah penting adalah ketika inovasi menjadi prioritas hidup mati perusahaan.
Setiap bisnis pasti akan melalui fase kritis di mana produk lama tidak lagi laku, pesaing mulai membanting harga jual, dan strategi bisnis biasa tidak lagi membuahkan hasil. Strategi berdarah darah ini biasa kita kenal dengan sebutan samudra merah atau red ocean.
Satu satunya cara untuk keluar dari mimpi buruk tersebut adalah dengan menciptakan pasar baru melalui inovasi yang berkelanjutan. Menariknya, inovasi itu sendiri adalah inti dari KM.
Semua inisiatif pengetahuan yang dibangun harus memiliki hasil akhir berupa nilai tambah bagi perusahaan. Untuk memahami cara kerjanya, kita bisa melihat model SECI dari pakar manajemen Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi.
Mereka menegaskan bahwa ide ide inovasi yang mengubah wajah bisnis sering kali tidak lahir dari ruang rapat Direksi, melainkan dari interaksi santai para pekerja di lapangan.
Saya punya pengalaman langsung yang membuktikan hal ini saat mendampingi klien sebuah perusahaan makanan dan minuman. Kami mencoba membangun sebuah komunitas berbagi untuk para sopir truk pengiriman barang.
Awalnya, kami mengumpulkan para sopir di sebuah ruangan terbuka. Kami duduk lesehan beralaskan karpet, ditemani seteko kopi dan beberapa piring pisang goreng. Kami tidak meminta mereka menyumbang ide besar, cukup berkenalan dan mengobrol santai.
Beberapa pertemuan awal terasa sangat kaku dan tidak membuahkan hasil. Orang orang merasa tertekan dan tidak bisa mengobrol lepas karena kehadiran pihak manajemen dan kami sebagai konsultan.
Kami pun mengubah taktik. Kami mundur dari forum tersebut dan menyerahkan kendali obrolan sepenuhnya kepada beberapa sopir senior yang disegani.
Hasilnya sangat luar biasa. Setahun kemudian, komunitas sopir itu hidup dan berkembang pesat. Di sela sela waktu minum kopi, mereka antusias berdiskusi tentang trik memuat barang di toko yang sempit, jalur jalur alternatif untuk menghindari razia atau macet, hingga cara mandiri mengatasi mesin yang rewel di jalan.
Pada akhirnya, pihak manajemen melaporkan lonjakan efisiensi dan kecepatan pengiriman barang yang sangat drastis, ditambah menurunnya angka pengunduran diri para sopir.
Itulah wujud asli dari inovasi. Sebuah perjalanan yang bermula dari secangkir kopi dan niat sederhana para pekerja untuk memperbaiki pekerjaannya.
Semua cerita ini pada akhirnya mengarah pada satu kesimpulan pasti tentang kapan Anda membutuhkan KM.
Jawabannya adalah sekarang.
Tentu saja, semua langkah ini tidak akan pernah terwujud tanpa komitmen, keterlibatan, dan contoh nyata dari jajaran pimpinan di organisasi Anda sendiri.
