Beberapa waktu lalu saya membaca hal menarik tentang bintang laut. Kalau Anda pernah melihatnya di pantai atau di akuarium, kesan pertama biasanya sama: bentuknya lucu. Warnanya sering cerah. Gerakannya pelan. Tidak terlihat seperti makhluk yang berbahaya.
Tapi bagi kehidupan terumbu karang, bintang laut tidak selalu menjadi kabar baik. Di beberapa wilayah laut, ketika populasi bintang laut tertentu meningkat, justru itu menjadi tanda bahwa ekosistem karang sedang tidak sehat.
Namun sebenarnya bukan itu yang membuat bintang laut menarik. Yang jauh lebih menarik adalah cara mereka bertahan hidup.
Sebagian besar bintang laut memiliki lima lengan. Jika salah satu lengannya putus, lengan tersebut bisa tumbuh kembali. Bahkan dalam kondisi tertentu, potongan lengan yang terlepas bisa berkembang menjadi bintang laut baru.
Coba bayangkan itu sebentar. Tubuhnya dipotong, tapi justru muncul kehidupan baru.
Kalau Anda pernah menonton film tentang alien yang tubuhnya bisa berkembang dari potongan kecil, kira-kira seperti itulah bintang laut di dunia nyata.
Kenapa bisa begitu?
Karena bintang laut tidak memiliki “kepala” seperti kebanyakan hewan lainnya. Tidak ada satu bagian tubuh yang menjadi pusat kendali. Sistem sarafnya tersebar. Setiap bagian punya kemampuan untuk tetap hidup dan bergerak.
Sekarang bandingkan dengan laba-laba.
Laba-laba juga punya banyak kaki. Tapi seluruh tubuhnya dikendalikan oleh satu pusat. Jika bagian vitalnya rusak, maka hidupnya selesai. Kaki yang terlepas tidak akan berubah menjadi laba-laba baru.
Dengan kata lain, laba-laba sangat bergantung pada satu pusat kendali.
Bintang laut tidak.
Laba-Laba vs. Bintang Laut
Menariknya, pola seperti ini ternyata tidak hanya ada di alam. Kita bisa menemukannya juga di organisasi. Banyak organisasi bekerja seperti laba-laba.
Ada pusat kendali yang jelas. Semua keputusan penting berkumpul di satu titik. Informasi dari lapangan naik ke atas, dianalisis oleh manajemen, lalu keputusan turun kembali ke bawah untuk dijalankan.
Model seperti ini sangat umum. Bahkan mungkin sebagian besar organisasi memang bekerja dengan cara ini. Kita mengenalnya sebagai model organisasi sentralisasi.
Masalahnya, model ini punya satu kelemahan. Jika pusatnya terganggu, seluruh sistem ikut terganggu.
Sekarang bayangkan organisasi yang bekerja seperti bintang laut.
Keputusan tidak selalu harus menunggu pusat. Banyak keputusan dibuat oleh orang-orang yang paling dekat dengan pekerjaan. Unit-unit kerja punya ruang untuk bergerak dan berinisiatif. Tidak semuanya harus menunggu instruksi.
Dalam dunia organisasi, model seperti ini biasanya disebut desentralisasi.
Contoh ekstremnya sebenarnya ada di sekitar kita: internet. Kalau kita perhatikan, tidak ada namanya CEO internet. Tidak ada juga kantor pusat internet.
Tapi setiap hari internet terus berkembang. Orang-orang membangun aplikasi baru, menciptakan layanan baru, bahkan membangun bisnis besar di atasnya. Internet berjalan bukan karena satu pusat kendali, tetapi karena jaringan yang saling terhubung.
Laba-Laba dan Bintang Laut dalam konteks KM
Sekarang mari kita tarik sedikit ke KM. Banyak organisasi memulai KM dengan pendekatan yang sangat rapi. Mereka membuat struktur organisasi. Ada tim KM. Ada jabatan khusus. Ada prosedur yang jelas.
Di atas kertas semuanya terlihat ideal. Ada yang bertanggung jawab, mengelola repository, mengatur program knowledge sharing, dan peran lainnya.
Beberapa organisasi besar memang memiliki peran seperti Chief Knowledge Officer atau Knowledge Manager yang secara khusus mengelola KM. Semua itu tidak salah. Justru dalam banyak kasus memang diperlukan.
Yang sering menjadi masalah bukan pada strukturnya, tetapi pada cara kita memposisikan KM di dalam organisasi.
Kadang tanpa sadar kita membuat KM menjadi terlalu mirip laba-laba. Semua keputusan KM harus datang dari pusat.
Semua aktivitas harus mengikuti prosedur formal. Bahkan kadang pengetahuan harus “disetujui” dulu sebelum boleh dibagikan.
Akibatnya sederhana: KM menjadi lambat. Lebih dari itu, KM menjadi sangat bergantung pada satu titik.
Saya pernah melihat kasus yang cukup menarik.
Di sebuah perusahaan multinasional, pernah ada program Community of Practice yang cukup aktif. Orang-orang dari berbagai unit sering bertemu untuk berdiskusi, berbagi pengalaman proyek, dan membahas masalah teknis yang mereka hadapi.
Kegiatannya sederhana. Tidak terlalu formal. Tapi banyak orang merasa mendapatkan manfaat dari diskusi tersebut. Masalah muncul ketika beberapa tahun kemudian terjadi perubahan manajemen.
Manajemen baru melihat program tersebut sebagai sesuatu yang tidak terlalu penting. Anggaran untuk kegiatan komunitas dipotong. Fasilitas meeting dihentikan. Secara formal program CoP tersebut dianggap selesai.
Kalau logikanya seperti organisasi laba-laba, seharusnya kegiatan itu berhenti. Tidak ada dana. Tidak ada program resmi.
Tapi yang terjadi justru sebaliknya. Beberapa orang yang sudah terbiasa berdiskusi tetap melanjutkan pertemuan mereka. Mereka tidak lagi menggunakan ruang meeting kantor. Kadang mereka bertemu saat makan siang. Kadang di warung kopi dekat kantor.
Diskusinya tetap berjalan. Tidak ada program resmi. Tidak ada anggaran. Tidak ada struktur formal. Tapi pengetahuan tetap mengalir.
Di situ saya baru benar-benar menyadari satu hal. Ketika sebuah praktik KM sudah hidup di banyak tempat, menghentikannya tidak semudah mematikan sebuah program. Karena yang hidup bukan programnya, tetapi kebiasaannya.
Di sinilah pelajaran dari bintang laut menjadi menarik. Inisiatif KM yang hanya hidup di satu divisi biasanya rapuh. Ketika orang-orangnya pindah, ketika prioritas organisasi berubah, atau ketika anggarannya dihentikan, aktivitas KM ikut hilang.
Tapi ketika praktik berbagi pengetahuan sudah tumbuh di berbagai bagian organisasi, ceritanya menjadi berbeda.
Satu kegiatan bisa berhenti. Satu komunitas bisa bubar. Satu orang bisa pindah. Tapi jika desain organisasi KM Anda meniru konsep desentralisasi selayaknya bintang laut, maka akan selalu ada kesempatan untuk KM tumbuh lagi di tempat atau fungsi lain di organisasi.
Sama seperti potongan bintang laut yang tumbuh menjadi bintang laut baru. Karena itu, mungkin pertanyaan yang menarik bagi organisasi bukan hanya: “Apakah kita sudah punya program Knowledge Management?”
Tetapi juga: “Apakah KM kita masih seperti laba-laba, atau sudah mulai menjadi bintang laut?”
Menjadi Laba-Laba, Bintang Laut, atau Perpaduan Keduanya?
Menariknya, dalam praktik organisasi, keduanya sebenarnya tidak selalu saling meniadakan.
Ada situasi di mana KM perlu memiliki struktur yang jelas seperti laba-laba. Ada peran yang harus ditetapkan, ada tanggung jawab yang perlu dijaga, dan ada arah yang harus dipastikan tidak melenceng dari tujuan organisasi.
Namun pada saat yang sama, KM juga perlu memiliki sifat bintang laut: mampu hidup di banyak tempat, tidak terlalu bergantung pada satu pusat, dan tetap berjalan bahkan ketika sebagian bagiannya berhenti.
Bagaimana menyeimbangkan dua pendekatan ini? Bagaimana membangun organisasi KM yang memiliki struktur yang jelas, tetapi tidak membuat KM menjadi rapuh ketika “kepalanya” hilang?
Itulah yang akan kita bahas pada seri tulisan berikutnya: beberapa tips dan trik membangun organisasi KM yang kuat seperti laba-laba, tetapi tetap memiliki daya hidup seperti bintang laut.
