Binatang apa Knowledge Management itu? Hal tersebut yang mungkin Anda pikirkan ketika mendengar tentang Knowledge Management (KM).
Well, you are not the one who mistaken with that.
KM memang belum banyak dikenal di Indonesia. Walau di dunia internasional, pendekatan KM sudah banyak digunakan dan lebih penting lagi, dibuktikan kemampuannya.
KM lebih banyak digunakan oleh perusahaan untuk mengelola pengetahuan yang ada di organisasinya. Pendekatan KM juga banyak digunakan pada Universitas sebagai media pembelajaran yang efektif.
KM atau kalau di beberapa organisasi di Indonesia dikenal sebagai Manajemen Pengetahuan (MP), menjadi penting karena perusahaan sebagai sebuah organisasi sudah banyak menginvestasikan uang bagi karyawan, baik itu training, perjalanan dinas, bahkan berupa pengalaman kerja.
Tentu saja, sebagai organisasi yang menekankan pada laba, mereka tidak mau investasi itu hilang begitu saja ketika karyawan tersebut tidak bisa menjalankan tugasnya. Bisa jadi karena dipindahkan ke biro lain, sedang sakit, naik jabatan atau yang paling sering terjadi ialah keluar dari perusahaan.
Tak kenal maka tak sayang. Maka sebagai awalan, mari kita bahas sedikit “binatang” yang bernama Knowledge Management ini.
KM dan Sentuhan Manusia
Banyak orang mensalahartikan KM sebagai sebuah ilmu yang kaku dan terstruktur, lengkap dengan hipotesis, metode, tools dan inisiatif yang sudah baku. Mereka terpaku pada kenyataan bahwa KM ialah pengelolaan pengetahuan saja.
Artinya mengelola pengetahuan berarti mengelola dokumen, melakukan analisis kebutuhan training, membuat sistem informasi canggih untuk menyimpan pengetahuan, hingga membuat serangkaian prosedur dan form penyimpanan pengetahuan.
Dan itu tidak salah, karena itulah KM 1.0.
Di awal tahun 80, ketika KM pertama kali mulai diaplikasikan oleh perusahaan, para praktisi KM memfokuskan pada penyimpanan dokumen, yang sekali lagi diasosiasikan dengan pengetahuan.
Saat itu, perusahaan IT adalah pihak yang menuai keuntungan paling besar. Bermacam-macam sistem informasi dibuat dan dipatenkan serta diaplikasikan di perusahaan-perusahaan dunia. Tapi apakah punya sistem informasi yang canggih itu sudah cukup? Sayangnya tidak.
Saya punya cerita menarik tentang KM 1.0 ini.
Salah seorang senior saya menceritakan kalau dulu dia bekerja di salah satu multinational company di bidang IT. Perusahaan tempat ia bekerja punya produk yang sangat canggih dan sudah terbukti di ratusan klien. Suatu ketika, beliau mendapat complain oleh kliennya yang marah-marah karena program IT yang dibeli tidak bisa berjalan dengan baik. Pagi itu, 3 jam sebelum meeting dengan klien, senior saya masuk ke ruang server dan memeriksa log program, kabel-kabel, server, bahkan suhu ruangan untuk mengetahui kesalahan apa yang mungkin terjadi.
Tidak ada masalah apapun yang ditemukan dari sisi sistem, aplikasi, maupun infrastrukturnya. Ketika meeting, baru masalahnya diketahui. Menurut klien, IT system yang dibeli dengan harga mahal itu tidak berfungsi karena tidak ada isinya dan tidak ada karyawan yang mau menggunakannya.
Itulah yang terjadi ketika Anda memperlakukan pengetahuan sama seperti Anda memperlakukan dokumen, notulen, data perusahaan, risalah rapat, atau prosedur kerja.
Pengetahuan bukan benda yang bisa kita sentuh dan lihat. Pengetahuan bukan sesuatu yang bisa Anda paksa dan buat. Dokumen, notulen bahkan buku sekalipun, bukan pengetahuan dalam arti yang sebenarnya.
Ketika kita berbicara tentang pengetahuan di perusahaan, maka yang menjadi titik sentralnya bukan apa yang ada di dokumen, tetapi apa yang ada di kepala masing-masing karyawan.
Dalam bahasa ilmiah, mereka menyebutnya sebagai tacit knowledge. Dokumen, buku dan notulen ialah explicit knowledge.
Secara mudah, explicit knowledge adalah tacit knowledge yang sudah dibuat dalam bentuk tertulis atau bisa digunakan siapa saja. Tapi yang menarik ialah bahwa banyak penelitian menyebutkan bahwa explicit knowledge maksimal hanya bisa merangkum 30 % dari tacit knowledge.
Lalu sisanya? Its reside in peoples head as experience, wisdom, best practice, lesson learnt and so on. Itulah mengapa KM 1.0 gagal dan menjadi tidak menarik lagi.
Fokus KM 1.0 hanya pada explicit knowledge, sesuatu yang hanya menangkap 30% dari kemampuan seseorang. Apa yang bisa Anda lakukan dengan 30%??
Dengan hitungan kasar, perusahaan hanya mendapatkan 30% dari apa yang sudah dinvestasikan pada karyawan. Itupun dengan asumsi, 100% pelatihan, masa kerja, pengalaman dan lainnya yang sudah perusahaan invenstasikan bisa diserap.
Bagaimana kalau hanya bisa diserap 50% nya saja? Well, we all could count how much wasted it is.
Dari KM 1.0 menjadi KM 2.0
Pertanyaan selanjutnya ialah bagaimana “mengambil” pengetahuan yang ada di kepala karyawan tersebut?
Jawabannya ialah KM 2.0. Ketika para ahli IT menyadari bahwa program dan rangkaian kode kebanggaan mereka tidak berhasil, maka mereka mulai mencari pendekatan lainnya. Inilah momen kebangkitan KM.
Beberapa pioneer KM 1.0 menyampaikan ide tentang knowledge sharing (berbagi pengtahuan) yang kemudian menjadi dasar dari KM 2.0.
KM 2.0 merubah secara drastis ide tentang KM 1.0. Mereka tidak lagi menganggap pengetahuan sebagai benda mati yang hanya mengisi database perusahaan. KM 2.0 melihat pengetahuan sebagai sesuatu yang terikat dengan pemiliknya, yaitu manusia (people).
Maka pendekatannya bukan lagi mengatur dan menyimpan data tetapi mengajak manusia, sebagai pemilik pengetahuan untuk mengalirkan pengetahuan (flowing the knowledge). Kata yang paling tepat rasanya untuk KM.
Pengetahuan, sama seperti air, dia akan mengikuti bentuk dan tempat yang disediakan. Jika kita membentuk tempat berupa dokumen dan tulisan maka pengetahuan akan menyesuaikan dengan bentuk tersebut.
Tapi jika pengetahuan dialirkan dalam bentuk sharing, maka pengetahuan akan berjalan dan bertambah seiring dengan menyatunya pengetahuan lainnya.
Jika kita membatasi pada database, tulisan, file, prosedur atau form maka hanya sebesar itulah pengetahuan tersebut akan tersimpan.
Jika pengetahuan tersebut mengalir, maka akan ada pengetahuan-pengetahuan lain yang menyatu dan mencari tempat yang jauh lebih besar. Tempatnya bisa berupa budaya perusahaan, peningkatan kemampuan karyawan, penurunan kebutuhan traning hingga tujuan utama dari KM sejak awal, yaitu peningkatan bisnis.
Konsep mengalirkan pengetahuan ini juga menjadi diskusi menarik antara praktisi KM. Nick Milton, salah seorang partner di Knoco, firma konsultasi KM tempat saya bekerja saat ini menyatakan pendapatnya.
“Knowledge Management” does not mean “managing little pieces of knowledge”, it means “Management, with Knowledge as a Focus. It means managing the processes, roles, technologies, relationships, behaviours and attitudes as a result of which high-quality Knowledge flows to the people who need it, so they can make the key decisions on which the success of the organisation depends”
Kalimat “a little pieces of knowledge” yang dikatakan oleh Nick mengacu kepada pengetahuan yang berupa explicit knowledge atau dokumen.
Anda dapat mengatur pengetahuan dalam bentuk dokumen, tetapi bagaimana dengan pengetahuan dalam bentuk tacit atau yang ada dikepala manusia?
KM sebenarnya bukan hanya mengatur dokumen-dokumen, membuat sistem, menyusun prosedur atau form-form tetapi lebih kepada mengatur bisnis, proses, teknologi, karyawan dengan tujuan agar pengetahuan yang dimiliki individu-individu tersebut dapat mengalir ke individu lain yang membutuhkannya.
Yang Ling, praktisi KM dari Taiwan bahkan menyatakan bahwa pengetahuan tidak bisa diatur. Pendapat Ling memang benar.
Tidak perlu berbicara tentang mengatur, mengidentifikasinya saja sudah sulit. Apakah Anda bisa menuliskan seluruh pengetahuan yang Anda miliki saat ini?
Pasti ada saja pengetahuan yang sudah Anda kumpulkan dan bahkan Anda tidak tahu kalau Anda memiliki pengetahuan tersebut.
KM yang mengatur dokumen adalah KM 1.0 seperti yang dibahas sebelumnya. KM yang akan lebih banyak saya bahas di blog ini adalah KM 2.0, yaitu KM Social. Pendekatan yang akan digunakan lebih banyak kepada bagaimana mengalirkan pengetahuan yang ada dikepala individu, anggota organisasi, dan talent yang ada ke seluruh organisasi.
Jadi, apa itu Knowledge Management?
KM adalah tentang menciptakan saluran, media, lingkungan bagi pemilik pengetahuan mengalirkan pengetahuan yang dimilikinya ke pihak lain yang membutuhkannya.
Banyak sekali definisi, ide, konsep dan tentu saja definisi tentang KM. Tapi semua berujung pada satu hal. Memastikan pengetahuan dapat disampaikan dari pemilik pengetahuan kepada yang membutuhkannya.
Ketika KM membuat sistem berbasis teknologi yang memungkinkan semua orang berdiskusi, sesungguhnya yang KM lakukan bukanlah mengatur pengetahuan tersebut tetapi KM memberikan media agar aliran pengetahuan terjadi.
Ketika KM membuat CoP dan komunitas, yang dilakukan adalah memberikan safe ground dimana individu dapat membantu individu lainnya melalui aliran pengetahuan yang terjadi. Intinya, yang KM lakukan bukanlah sekedar membuat sistem dan proses tetapi menciptakan media agar pemilik pengetahuan mau berbagi atau sharing pengetahuannya.
