Ketika organisasi mulai membangun Knowledge Management (KM), salah satu pertanyaan yang hampir selalu muncul adalah:
“Sebaiknya KM dikelola secara sentralisasi atau desentralisasi?”
Sebagian orang berpendapat KM harus berada di satu pusat kontrol agar penerapannya efektif. Sebagian lainnya berpendapat KM seharusnya tersebar di seluruh organisasi agar lebih “hidup”.
Padahal dalam praktiknya, organisasi tidak selalu harus memilih salah satu secara mutlak.
Justru dalam banyak implementasi KM yang berhasil, kedua pendekatan ini digunakan pada waktu yang berbeda. Ada fase ketika KM perlu bersifat sentralisasi, dan ada fase ketika KM harus mulai terdesentralisasi. Dengan kata lain, dalam perjalanan membangun KM kita akan melihat dua bentuk organisasi yang berbeda: laba-laba dan bintang laut.
Mengapa KM Perlu Menjadi “Laba-Laba” di Awal Penerapan
Pada tahap awal penerapan KM, pendekatan yang paling realistis biasanya adalah sentralisasi atau seperti yang kita bahas di artikel sebelumnya, menjadi seperti laba-laba. Laba-laba memiliki satu pusat kendali yang mengatur seluruh gerakan tubuhnya. Ketika pusat tersebut bergerak, seluruh bagian lain dapat mengikuti dengan cepat.
Dalam konteks organisasi, pusat kendali ini biasanya berupa tim KM korporat atau task force khusus yang bertanggung jawab membangun fondasi KM. Pendekatan seperti ini sangat penting terutama pada 1–2 tahun pertama penerapan KM.
Mengapa?
Karena pada fase awal ini ada banyak hal yang harus disiapkan sekaligus. Misalnya:
- menyusun kebijakan umum KM
- merancang SOP pelaksanaan proses KM
- membuat panduan pelaksanaan dan lembar kerja untuk berbagai metode KM
- menunjuk pelaksana KM di tingkat operasional
- membangun teknologi pendukung KM
- menjalankan pilot project untuk menguji metode yang akan digunakan
Semua pekerjaan ini membutuhkan koordinasi yang cepat dan arah yang jelas. Jika sejak awal semuanya langsung dilepas ke seluruh unit kerja, biasanya yang terjadi justru kebingungan. Setiap unit mencoba cara masing-masing tanpa standar yang sama.
Di sinilah struktur sentralisasi memberikan keuntungan. Dengan adanya satu tim pusat maka sumber daya dapat digunakan lebih optimal, jalur birokrasi dapat dipotong, dan keputusan dapat diambil lebih cepat.
Tim pusat dapat fokus membangun fondasi KM yang kokoh sebelum praktiknya disebarkan ke seluruh organisasi.
Ketika KM Mulai Berubah Menjadi “Bintang Laut”
Setelah fondasi KM mulai terbentuk, organisasi perlu mulai mengubah pendekatannya. Biasanya fase ini mulai terlihat sekitar tahun ketiga penerapan KM.
Pada tahap ini beberapa hal penting biasanya sudah tersedia:
- kebijakan KM telah ditetapkan
- SOP dan panduan sudah disusun
- teknologi KM sudah berjalan
- pilot project telah menunjukkan hasil
Ketika semua komponen dasar tersebut sudah ada, fokus KM tidak lagi hanya membangun sistem. Fokusnya mulai bergeser menjadi menghidupkan praktik KM di tingkat operasional.
Di sinilah organisasi mulai bergerak ke arah desentralisasi.
Jika sebelumnya KM lebih banyak digerakkan oleh tim pusat, sekarang unit-unit kerja mulai mengambil peran lebih besar. Mereka mulai mengelola pengetahuan sesuai kebutuhan pekerjaan mereka sendiri.
Dalam analogi yang kita gunakan sebelumnya, KM mulai berubah dari laba-laba menjadi bintang laut. Berbeda dengan laba-laba, bintang laut tidak memiliki satu pusat kendali tunggal. Sistemnya tersebar di seluruh tubuhnya. Setiap bagian memiliki kemampuan untuk tetap hidup.
Dalam organisasi KM, ini berarti:
- aktivitas berbagi pengetahuan muncul di berbagai unit
- komunitas belajar berkembang di tingkat operasional
- praktik KM mulai menjadi bagian dari proses kerja sehari-hari
Pada titik ini, KM tidak lagi hanya menjadi program sebuah divisi. Ia mulai menjadi bagian dari cara organisasi bekerja.
Ketika Sentralisasi dan Desentralisasi Bertemu
Menariknya, ketika KM sudah mulai terdesentralisasi, bukan berarti tim pusat menjadi tidak diperlukan. Justru pada tahap ini organisasi biasanya membutuhkan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
Praktik KM memang hidup di tingkat operasional. Tetapi tetap diperlukan pihak yang menjaga arah dan kualitasnya. Dalam model ini, peran pengelola KM pusat biasanya berubah menjadi beberapa fungsi utama.
Pertama, mereka tetap bertanggung jawab menyusun kebijakan KM agar arah implementasi tetap selaras dengan strategi organisasi.
Kedua, mereka melakukan riset dan pengembangan proses KM, termasuk mengevaluasi metode yang digunakan dan mengembangkan pendekatan baru, jika diperlukan.
Ketiga, mereka mengelola pengembangan teknologi KM agar platform yang digunakan benar-benar mendukung kebutuhan pengguna.
Keempat, mereka berperan sebagai internal consultant bagi pengelola KM di unit-unit operasional. Dan yang tidak kalah penting, tim pusat juga bertanggung jawab melakukan evaluasi penerapan KM di seluruh organisasi.
Sementara itu, pengelola KM di tingkat operasional menjadi penggerak utama aktivitas KM. Mereka yang paling dekat dengan pekerjaan sehari-hari dan paling memahami kebutuhan pengetahuan di unitnya.
Dengan pembagian seperti ini, KM memiliki dua kekuatan sekaligus:
- arah dan kualitas tetap terjaga
- praktiknya tetap hidup di lapangan
Pilihan terbaik: Organisasi KM yang Hybrid
Dari pengalaman banyak organisasi, memilih struktur KM sebenarnya bukan soal menentukan apakah harus sentralisasi atau desentralisasi. Keduanya memiliki peran masing-masing.
Pada tahap awal penerapan KM, struktur sentralisasi seperti laba-laba sangat membantu untuk membangun fondasi yang kuat.
Namun setelah kebijakan, SOP, panduan, teknologi, dan pilot project tersedia, organisasi perlu mulai bergerak ke arah desentralisasi seperti bintang laut agar praktik KM benar-benar hidup di tingkat operasional.
Pada akhirnya, bentuk yang paling sehat biasanya adalah kombinasi keduanya (hybrid).
Pengelola KM pusat berperan sebagai penjaga kualitas dan arah KM, sementara pengelola KM di tingkat operasional menjadi penggerak utama aktivitas KM.
Dengan cara seperti ini, KM tidak hanya memiliki struktur yang jelas, tetapi juga memiliki kehidupan yang nyata di dalam organisasi.
Pada tulisan berikutnya kita akan membahas lebih jauh tentang cara membangun organisasi KM yang berfokus pada sentralisasi. Kita juga akan membahas tentang tips dan trik membangun organisasi KM yang terdesentralisasi di artikel lainnya.
