Pada artikel sebelumnya kita membahas bagaimana memilih bentuk organisasi KM menggunakan analogi bintang laut dan laba-laba. Intinya, organisasi tidak harus memilih salah satu secara mutlak. Dalam perjalanan implementasi KM, keduanya justru sering digunakan pada fase yang berbeda.
Di awal penerapan, banyak organisasi membutuhkan struktur yang lebih tersentralisasi. Setelah fondasi terbentuk, barulah KM bisa berkembang menjadi lebih terdesentralisasi.
Jika artikel sebelumnya membahas kapan organisasi perlu menggunakan sentralisasi, maka pada tulisan ini kita akan melihat lebih jauh bagaimana membangun organisasi KM yang tersentralisasi dengan baik.
Karena meskipun sentralisasi sering dianggap kurang fleksibel, dalam praktiknya model ini justru sering menjadi kunci keberhasilan KM pada tahap awal.
Mengapa KM Perlu Dimulai dari Sentralisasi
Ketika organisasi baru mulai menerapkan Knowledge Management, biasanya ada satu tantangan yang hampir selalu muncul: semua orang masih mencari bentuk.
Sebagian orang belum memahami apa itu KM. Sebagian lagi masih melihatnya sebagai program tambahan. Sebagian lainnya bahkan belum melihat manfaatnya.
Di fase seperti ini, sangat sulit jika KM langsung dilepas sepenuhnya ke unit-unit kerja.
Tanpa arah yang jelas, yang sering terjadi justru setiap unit kerja mencoba pendekatan yang berbeda. Ada yang membuat forum diskusi, ada yang membuat repository dokumen, ada yang mencoba sesi sharing. Namun semuanya berjalan sendiri-sendiri tanpa kerangka yang sama.
Karena itu pada tahap awal, organisasi biasanya membutuhkan pusat kendali yang mampu menyatukan arah. Dalam analogi yang kita gunakan di artikel sebelumnya, inilah fase ketika KM bekerja seperti laba-laba.
Laba-laba memiliki satu pusat kendali yang mengatur pergerakan seluruh tubuhnya. Ketika pusat tersebut bergerak, bagian lain dapat mengikuti dengan cepat dan terarah.
Begitu pula dengan KM pada tahap awal implementasi.
Organisasi membutuhkan satu tim yang mampu merancang sistem, menggerakkan implementasi, dan memastikan semua orang bergerak ke arah yang sama.
Siapa yang Menjadi Pusat Kendali KM
Dalam praktik organisasi, pusat kendali KM biasanya berbentuk tim KM pusat. Beberapa organisasi menempatkan tim ini di bawah:
- Learning & Development
- Human Resources
- Strategy Office
- atau bahkan langsung di bawah manajemen puncak
Di organisasi yang lebih besar, bahkan ada peran khusus seperti Chief Knowledge Officer (CKO). Namun sebenarnya nama unitnya tidak terlalu penting. Yang lebih penting adalah fungsi yang dijalankan oleh tim tersebut.
Secara umum, tim KM pusat biasanya memiliki empat peran utama:
- Perancang sistem KM
- Penggerak implementasi awal
- Penghubung dengan manajemen puncak
- Penjaga arah dan standar KM
Dengan kata lain, tim ini bertindak sebagai arsitek dan motor penggerak KM.
Fokus Utama Organisasi KM yang Tersentralisasi
Jika kita melihat organisasi yang sedang membangun KM melalui pendekatan sentralisasi, biasanya fokus kerjanya berada pada beberapa hal berikut.
1. Membangun Fondasi KM
Langkah pertama biasanya adalah memastikan organisasi memiliki fondasi KM yang jelas.
Ini mencakup berbagai hal seperti:
- kebijakan KM organisasi
- framework atau model KM
- proses-proses KM yang akan digunakan
- panduan pelaksanaan aktivitas KM
Fondasi ini penting karena akan menjadi acuan bagi seluruh unit kerja di organisasi.
Tanpa fondasi yang jelas, aktivitas KM biasanya berkembang secara sporadis dan sulit untuk disatukan.
2. Mengembangkan Metode KM
Selain fondasi kebijakan, tim pusat juga biasanya mengembangkan berbagai metode KM yang akan digunakan oleh organisasi.
Misalnya:
- After Action Review
- Lesson Learned
- Community of Practice
- Knowledge Sharing Session
Metode-metode ini biasanya diuji terlebih dahulu sebelum diterapkan secara lebih luas. Tujuannya agar organisasi memiliki cara kerja yang jelas dalam mengelola pengetahuan.
3. Menyiapkan Teknologi Pendukung
Dalam banyak implementasi KM modern, teknologi sering menjadi bagian penting. Tim pusat biasanya bertanggung jawab mengembangkan atau memilih platform teknologi KM, misalnya:
- portal pengetahuan
- repository lesson learned
- platform kolaborasi
- sistem dokumentasi pembelajaran proyek
Namun yang perlu diingat, teknologi hanya alat bantu. Tanpa proses dan budaya berbagi pengetahuan yang jelas, teknologi KM sering hanya menjadi tempat menyimpan dokumen yang jarang dibuka kembali.
4. Menerapkan Pilot Project
Salah satu cara paling efektif memperkenalkan KM adalah melalui pilot project. Biasanya tim pusat memilih beberapa unit kerja yang bersedia mencoba metode KM terlebih dahulu.
Dari pilot project ini organisasi bisa melihat:
- apa yang berhasil
- apa yang perlu diperbaiki
- bagaimana metode KM bekerja di lapangan
Tujuan akhir dari penerapan pilot project adalah mendapatkan cerita sukses (success stories) dari penerapan KM. Cerita sukses inilah yang selanjutnya akan digunakan untuk bahan kampanye penerapan KM di unit kerja lainnya.
Risiko Jika KM Terlalu Lama Tersentralisasi
Walaupun sentralisasi sangat membantu di awal, model ini memiliki satu risiko yang cukup besar. Jika KM terlalu lama bergantung pada tim pusat, aktivitas KM bisa menjadi terlalu bergantung pada satu titik.
Unit kerja menjadi pasif. Aktivitas KM menunggu program dari pusat. Berbagi pengetahuan hanya terjadi ketika ada agenda resmi.
Dalam kondisi seperti ini, KM bisa terlihat aktif ketika tim pusat bekerja keras, tetapi mudah melemah ketika perhatian organisasi mulai bergeser.
Lanjutkan dengan menjadi “Bintang Laut”
Membangun KM sebenarnya adalah perjalanan yang bertahap. Pada tahap awal, organisasi sering membutuhkan struktur yang tersentralisasi seperti laba-laba. Struktur ini membantu memastikan fondasi KM dapat dibangun dengan cepat dan terarah.
Namun tujuan akhirnya bukanlah mempertahankan sentralisasi selamanya.
Ketika proses, metode, dan praktik KM mulai terbentuk, organisasi perlu mulai memberi ruang bagi unit-unit kerja untuk mengembangkan aktivitas KM mereka sendiri.
Di titik itulah KM mulai berkembang menjadi bintang laut—lebih hidup, lebih menyebar, dan lebih tahan terhadap perubahan organisasi.
Karena pada akhirnya, keberhasilan KM bukan hanya ditentukan oleh seberapa kuat tim pusatnya, tetapi oleh seberapa banyak orang di organisasi yang benar-benar berbagi dan menggunakan pengetahuan dalam pekerjaan mereka.
Pada tulisan berikutnya kita akan membahas lebih jauh beberapa tips dan trik membangun KM yang bersifat desentralisasi, sehingga praktik KM dapat berkembang seperti bintang laut: menyebar, hidup di tingkat operasional, dan tetap berjalan meskipun pusatnya tidak lagi menjadi penggerak utama.
