Jika kita berbicara tentang implementasi KM di organisasi, salah satu pertanyaan yang hampir selalu muncul di awal adalah:
“Strategi KM seperti apa yang sebaiknya kita gunakan?”
Pertanyaan ini terlihat sederhana. Tetapi ketika mulai dibahas lebih dalam, jawabannya seringkali tidak jelas.
Dalam beberapa diskusi dengan organisasi yang baru ingin memulai KM, sering kali fokus pembicaraan langsung melompat ke berbagai inisiatif: membuat portal KM, membangun Community of Practice, atau membuat program knowledge sharing.
Padahal sebelum sampai ke sana, biasanya saya mencoba mengajak mereka melihat satu hal yang lebih mendasar terlebih dahulu: pengetahuan apa yang sebenarnya berisiko hilang dari organisasi.
Di banyak organisasi, ada pengetahuan penting yang hanya dimiliki oleh beberapa orang saja. Pengetahuan ini sering kali tidak terdokumentasi dengan baik, tidak pernah benar-benar ditransfer ke orang lain, dan baru terasa penting ketika orang yang memilikinya akan pindah, pensiun, atau resign.
Di titik inilah biasanya diskusi tentang strategi KM mulai menjadi lebih mengerucut. Karena bagi sebagian organisasi, fokus pertama KM bukan selalu membangun sistem yang kompleks atau program berbagi pengetahuan yang besar.
Terkadang yang lebih mendesak justru adalah menjaga agar pengetahuan penting organisasi tidak hilang.
Di sinilah konsep knowledge retention menjadi relevan. Knowledge retention pada dasarnya adalah upaya untuk memastikan bahwa pengetahuan yang kritikal bagi organisasi tetap bisa dipertahankan, bahkan ketika orang yang memilikinya sudah tidak lagi berada di organisasi.
Karena itu dalam beberapa kasus, knowledge retention bisa menjadi salah satu fokus awal dari strategi implementasi KM. Bukan sebagai pengganti KM secara keseluruhan, tetapi sebagai langkah praktis untuk mengamankan pengetahuan yang paling penting terlebih dahulu.
Memilih pendekatan knowledge retention yang tepat
Nick Milton, Principal Consultant dan juga senior saya di Knoco Ltd. membuat penjelasan yang cukup detil tentang bagaimana memilih pendekatan knowledge retention di salah satu post di blog-nya. Pendekatan ini disesuikan dengan kondisi organisasi
Ide dasarnya cukup sederhana tetapi sangat membantu untuk memahami kondisi organisasi sebelum menentukan strategi KM.
Intinya, kondisi organisasi dapat dilihat dari dua hal:
- berapa banyak waktu yang tersedia untuk melakukan transfer pengetahuan
- berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan transfer pengetahuan
Kombinasi dari dua faktor ini akan menentukan pendekatan KM yang paling tepat. Biasanya kondisi tersebut digambarkan dalam bentuk matriks dengan empat kuadran seperti di bawah ini:
Mari kita bahas satu per satu.
Kuadran Kanan Bawah — Waktu Banyak, Transfer Pengetahuan Cepat
Ini bisa dibilang kondisi yang paling ideal bagi implementasi KM. Organisasi punya cukup waktu, sementara proses transfer pengetahuan tidak membutuhkan usaha yang terlalu besar. Dengan kata lain, pengetahuan relatif mudah “dipindahkan” atau dibagikan dari satu orang ke orang lain.
Namun ada satu masalah yang sering muncul pada kondisi ini.
Karena semuanya terlihat baik-baik saja, organisasi sering merasa tidak perlu terburu-buru memulai KM. Padahal justru pada kondisi seperti inilah KM seharusnya mulai dibangun.
Sering terjadi ketika kesadaran akan pentingnya KM mulai muncul, organisasi ternyata sudah punya prioritas lain atau sumberdayanya tidak tersedia. Akibatnya peluang awal yang sebenarnya sangat baik justru terlewatkan.
Jika organisasi berada pada kuadran ini, strategi yang paling masuk akal adalah mengimplementasikan KM secara menyeluruh. Pengetahuan yang ada bisa mulai didokumentasikan, disebarkan, dan sebanyak mungkin dijadikan panduan, standar, atau referensi kerja
Tujuannya sederhana: mengurangi risiko pengetahuan penting hanya tersimpan di kepala karyawan yang suatu saat bisa saja hilang karena resign, rotasi jabatan, atau pensiun.
Kuadran Kanan Atas — Waktu Banyak, Transfer Pengetahuan Lama
Pada kuadran ini organisasi masih memiliki waktu yang cukup, tetapi pengetahuan yang dimiliki cukup kompleks sehingga proses transfernya membutuhkan waktu yang panjang.
Dalam banyak kasus, kondisi seperti ini terjadi pada organisasi yang cukup formal atau birokratis, sehingga proses berbagi pengetahuan tidak selalu berjalan cepat.
Namun sisi positifnya, karena waktu tersedia cukup banyak, organisasi biasanya memiliki attention yang cukup terhadap berbagai inisiatif baru, termasuk KM.
Strategi yang dapat dilakukan pada kondisi ini adalah memperbanyak media dan saluran transfer pengetahuan. Organisasi juga bisa memanfaatkan berbagai media yang membantu proses transfer pengetahuan, misalnya melalui:
- KM Portal
- Online Community
- forum diskusi internal
Dengan semakin banyak saluran yang tersedia, proses aliran pengetahuan di organisasi bisa menjadi lebih lancar.
Kuadran Kiri Bawah — Waktu Sedikit, Transfer Pengetahuan Cepat
Pada kuadran ini organisasi memiliki waktu yang terbatas, tetapi pengetahuan sebenarnya tidak terlalu sulit untuk ditransfer.
Kondisi ini sebenarnya tidak terlalu buruk.
Selama organisasi memulai inisiatif KM sekarang, sebelum keadaan berubah menjadi lebih sulit. Sering kali waktu yang sedikit justru muncul karena bisnis sedang berjalan dengan sangat baik. Aktivitas operasional tinggi sehingga orang-orang menjadi sangat sibuk.
Masalahnya muncul ketika KM diperkenalkan. Karyawan biasanya akan bertanya dalam hati:
“Apakah KM cukup penting untuk mendapatkan waktu saya?”
Karena itu, ketika KM pertama kali diperkenalkan pada kondisi seperti ini, sangat penting untuk menjelaskan manfaat langsung KM bagi pekerjaan mereka.
KM tidak boleh terlihat sebagai tambahan pekerjaan.
Justru sebaliknya, KM harus membantu pekerjaan menjadi lebih efektif, misalnya dengan:
- mengurangi reinventing the wheel
- mencegah hilangnya pengetahuan penting
- mempercepat penyelesaian pekerjaan
Karena waktu sangat terbatas, organisasi juga harus fokus pada aktivitas KM yang benar-benar memberikan dampak langsung.
Gunakan metode dan tools KM yang sudah terbukti efektif.
Pendekatan lain yang sering cukup berhasil adalah memulai dari pilot project. Setelah best practice dan lesson learned diperoleh, implementasi KM dapat diperluas ke bagian organisasi lainnya.
Kuadran Kiri Atas — Waktu Sedikit, Transfer Pengetahuan Lama
Jika organisasi berada pada kuadran ini, bisa dibilang situasinya sudah cukup darurat. Anda dalam skenario terburuk.
Waktu yang sedikit berarti mengurangi fokus, sedangkan waktu yang dibutuhkan untuk transfer pengetahuan juga relatif lama atau dengan kata lain pengetahuannya sulit dibagikan.
Kombinasi keduanya ini membuat KM menjadi semakin tidak menarik bagi Manajemen ataupun bagi karyawan. Pada kuadran ini Anda berjuang agar pengetahuan penting organisasi tidak hilang. Fokus utama bukan lagi pada inovasi atau kolaborasi, tetapi pada menyelamatkan pengetahuan penting organisasi.
Strategi yang paling realistis adalah Knowledge Capture.
Pengetahuan harus segera ditangkap, misalnya melalui:
- interview dengan expert
- debrief setelah proyek selesai
- dokumentasi pengalaman kerja
Bahkan pengetahuan yang akan di-capture pun perlu diprioritaskan berdasarkan beberapa faktor, seperti:
- tingkat urgensi
- tingkat kepentingan
- dampaknya terhadap bisnis
Aktivitas seperti knowledge sharing atau knowledge combination mungkin harus menunggu.
Sulit membangun kolaborasi atau inovasi jika pengetahuan dasar organisasi saja masih tersimpan di kepala individu, apalagi jika orang tersebut akan segera meninggalkan organisasi.
Catatan Penutup
Jika organisasi Anda berencana memulai inisiatif KM, lakukan penilaian/assessment singkat kondisi organisasi. Coba identifikasi ada di kuadran berapa dari 4 kuadran yang dibahas diatas.
Usahakan jangan sampai berada pada kondisi waktu sedikit tetapi transfer pengetahuan membutuhkan waktu lama.
Karena pada titik itu, KM bukan lagi sekadar upaya meningkatkan kinerja organisasi.
KM sudah berubah menjadi upaya menyelamatkan pengetahuan sebelum benar-benar hilang.
