Bayangkan sebuah organisasi yang berencana mengelola keuangannya dengan rapih.
Tentu organisasi itu tidak hanya membeli software akuntansi, lalu berharap semua masalah keuangan selesai. Organisasi juga butuh orang yang menjalankan fungsi keuangan, proses yang jelas seperti budgeting dan audit, serta aturan yang mengatur bagaimana uang dikelola.
Tanpa semua itu, sistem keuangan tidak akan berjalan dengan baik.
Hal yang sama sebenarnya berlaku untuk Knowledge Management (KM).
Banyak organisasi ingin memanfaatkan pengetahuan yang dimiliki. Membuat portal pengetahuan, menyimpan dokumen proyek, atau mengadakan sesi berbagi pengetahuan, adalah beberapa pendekatan yang kerap dilakukan organisasi. Namun setelah beberapa waktu, aktivitas tersebut sering kali tidak berjalan sesuai harapan.
Portal tidak banyak digunakan, dokumen pengetahuan menumpuk tapi jarang yang baca, dan yang sering terjadi, sesi berbagi pengetahuan hanya ramai di awal.
Masalahnya sering bukan pada teknologinya, dan bukan pula karena orang tidak mau saling berbagi pengetahuan. Masalahnya lebih mendasar: organisasi belum memiliki kerangka kerja yang jelas untuk mengelola pengetahuan.
Di sinilah KM Framework menjadi penting.
Ketika Pengetahuan Tidak Dikelola secara Sistematis
Dalam banyak organisasi, pengetahuan sebenarnya sudah ada di mana-mana.
Ada di pengalaman para karyawan senior. Dalam laporan proyek. Terselip di diskusi antar tim. Atau di berbagai dokumen dan sistem yang kerap digunakan.
Sayangnya, tanpa pendekatan yang sistematis, pengetahuan tersebut sulit dimanfaatkan secara optimal.
Contohnya ketika seorang ahli pensiun. Tanpa disadari, sebagian pengalaman kerjanya ikut hilang. Ketika proyek baru dimulai, tim sering harus belajar lagi dari nol karena pengalaman proyek sebelumnya tidak mudah ditemukan.
Padahal jika pengetahuan tersebut bisa dikelola dengan baik, organisasi sebenarnya memiliki sumber daya yang sangat berharga: pengalaman kolektif organisasi.
Karena itu, KM biasanya dipahami sebagai pendekatan manajemen yang bertujuan memaksimalkan manfaat strategis dan operasional dari pengetahuan organisasi.
Dalam konteks ini, pengetahuan bukan sekadar dokumen atau informasi. Pengetahuan adalah know-how organisasi yang membuat individu dan tim mampu mengambil keputusan dan tindakan yang lebih efektif.
Tapi ada syarat wajib agar pengetahuan ini benar-benar memberikan manfaat: organisasi butuh sebuah kerangka kerja yang jelas.
Apa yang Dimaksud dengan KM Framework?
Sederhananya, KM Framework adalah kerangka yang menjelaskan bagaimana organisasi mengelola pengetahuan secara terstruktur.
Framework ini memastikan bahwa pengelolaan pengetahuan tidak berjalan secara terpisah-pisah, tetapi menjadi bagian dari cara organisasi bekerja sehari-hari.
Salah satu model KM Framework yang banyak digunakan dalam praktik organisasi dikembangkan oleh perusahaan konsultan KM, Knoco, yang dipimpin oleh Nick Milton. Model ini menggabungkan dua gagasan penting dalam KM.
Yang pertama adalah pemahaman tentang bagaimana pengetahuan mengalir di organisasi dan yang kedua adalah komponen apa saja yang dibutuhkan agar pengelolaan pengetahuan bisa berjalan.
Dengan menggabungkan dua perspektif ini, KM Framework membantu organisasi melihat KM bukan sebagai proyek teknologi atau program pelatihan, tetapi sebagai sistem manajemen yang terintegrasi.
Dua Cara Pengetahuan Mengalir di Organisasi
Jika kita perhatikan, pengetahuan di organisasi sebenarnya menyebar melalui dua cara utama.
Cara pertama adalah melalui percakapan langsung antar orang.
Bentuknya bisa seorang karyawan baru yang belajar dari rekan kerjanya. Atau seorang engineer yang bertanya kepada engineer lain yang lebih berpengalaman. Bisa juga sebuah tim berdiskusi untuk menyelesaikan masalah yang muncul di proyek.
Dalam konteks KM, proses ini sering disebut sebagai pertukaran tacit knowledge, yaitu pengetahuan yang ada di kepala seseorang dan dibagikan melalui interaksi langsung. Manfaat dari pertukaran pengetahuan ini akan langsung terasa. Karena prosesnya langsung dari satu orang ke orang lainnya.
Dalam konteks KM Framework Knoco, proses ini disebut sebagai Komunikasi Pembelajaran
Namun dipraktiknya, tidak semua pengetahuan bisa disebarkan melalui percakapan atau komunikasi langsung. Sebagian pengetahuan perlu ditangkap dan didokumentasikan agar dapat digunakan kembali oleh orang lain di masa depan.
Misalnya pengalaman dari sebuah proyek perlu ditulis menjadi lesson learned, atau praktik yang terbukti efektif disusun menjadi best practice. Proses ini dikenal sebagai Dokumentasi Pengetahuan
Pengetahuan yang telah terdokumentasi ini kemudian disimpan, diorganisasikan, dan dibuat mudah untuk ditemukan oleh tim lain yang menghadapi situasi serupa. Dengan istilah lain, proses ini disebut sebagai Pengelolaan Dokumen Pengetahuan dan Sintesis Pembelajaran.
Barulah ketika pengetahuan sudah didokumentasikan dan dikelola dengan baik, pihak lain yang akan membutuhkan dapat mengaksesnya dan menggunakan kembali pengetahuan tersebut. Dalam konteks KM Framework Knoco, ini disebut sebagai proses Akses dan Re-Use Pengetahuan.
Ilustrasi berikut ini menggambarkan penjelasannya dengan lebih sederhana:
Dengan kata lain, pengetahuan di organisasi biasanya bergerak melalui dua jalur:
- melalui percakapan langsung antar orang, dan
- melalui pengetahuan yang didokumentasikan dan disimpan oleh organisasi.
KM Framework yang baik harus berusaha memastikan bahwa kedua jalur ini dapat berjalan dengan baik.
Empat Komponen Penting dalam KM Framework
Selain memahami bagaimana pengetahuan mengalir, KM Framework Knoco juga menekankan bahwa pengelolaan pengetahuan membutuhkan beberapa komponen yang saling melengkapi.
Empat komponen yang paling sering digunakan dalam praktik KM adalah people, process, technology, dan governance.
Keempat komponen ini sebenarnya cukup mudah dipahami jika kita kembali pada analogi sistem manajemen lainnya.
Dalam manajemen keuangan, misalnya, organisasi memiliki orang yang menjalankan fungsi keuangan, proses seperti budgeting dan audit, sistem teknologi untuk pencatatan transaksi, serta aturan yang mengatur bagaimana semua itu dijalankan.
Tanpa salah satu komponen tersebut, sistem keuangan akan sulit berjalan dengan baik.
Hal yang sama juga berlaku di KM.
Organisasi membutuhkan orang yang memiliki peran dalam aktivitas KM. Bentuknya bisa pengelola KM di tingkat Pusat atau tingkat Unit Kerja. Atau berupa seperti komunitas praktik dari para ahli yang berbagi pengalaman. Berbagai peran tersebut adalah aspek people.
Di sisi lain, organisasi juga butuh proses yang memastikan pengetahuan dapat disebarkan, didokumentasikan, divalidasi, dan digunakan kembali dalam pekerjaan. Ini yang dikenal sebagai process.
Selanjutnya, teknologi juga perlu ada untuk membantu pengetahuan tersebut dapat disimpan, ditemukan, dan diakses oleh orang yang membutuhkan.
Tiga aspek tadi (people, process, technology) menjadi pondasi utama.
Namun yang sering kali paling menentukan adalah adanya tata kelola atau governance. Tanpa dukungan kepemimpinan, kebijakan yang jelas, dan integrasi dengan sistem manajemen kinerja, banyak inisiatif KM hanya berjalan sebentar lalu perlahan menghilang.
Karena itu, KM Framework Knoco menempatkan keempat komponen ini sebagai satu kesatuan yang tidak terpisahkan.
Ilustrasi dari 4 komponen KM tersebut digambarkan sebagai berikut:
Mengapa Framework menjadi Fondasi KM
Banyak organisasi memulai KM dengan fokus pada aktivitas tertentu: membuat portal pengetahuan, mengadakan sesi knowledge sharing, atau mendokumentasikan lesson learned.
Semua aktivitas tersebut sebenarnya penting. Namun tanpa kerangka kerja yang jelas, aktivitas sering berjalan sendiri-sendiri dan sulit bertahan dalam jangka panjang.
KM Framework membantu organisasi melihat gambaran yang lebih besar. Framework akan membantu menjawab pertanyaan mendasar seperti:
- Bagaimana pengetahuan seharusnya mengalir di organisasi?
- Siapa yang bertanggung jawab dalam aktivitas KM?
- Proses apa yang memastikan pengetahuan tidak hilang begitu saja?
- Bagaimana teknologi dan tata kelola mendukung semua itu?
Dengan kerangka kerja yang jelas, KM tidak lagi hanya menjadi kumpulan aktivitas berbagi pengetahuan. KM menjadi bagian dari cara organisasi belajar dari pengalaman dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk meningkatkan kinerja. Dengan terstruktur dan komprehensif.
Pada akhirnya, itulah tujuan utama KM: membantu organisasi menjadi lebih cerdas dalam memanfaatkan pengalaman dan pengetahuan yang mereka miliki.
Tulisan selanjutnya akan menjelaskan tentang bagaimana 2 bentuk aliran pengetahuan dan 4 komponen KM digabungkan menjadi 1 matriks KM Framework yang terintegrasi.
