Banyak pengetahuan penting dalam organisasi sebenarnya tidak tersimpan di dokumen atau sistem, tetapi berada di kepala orang-orang yang bekerja di dalamnya.
Pengalaman, cara menyelesaikan masalah, hingga keputusan yang pernah diambil sering kali hanya diketahui oleh individu tertentu. Ketika orang tersebut pindah, pensiun, atau keluar dari organisasi, pengetahuan itu bisa ikut hilang.
Di sinilah konsep Knowledge Retention menjadi penting: bagaimana organisasi menjaga agar pengetahuan yang berharga tidak ikut pergi bersama orangnya.
Ketika pengetahuan hilang bersama dengan orang
Kalau kita perhatikan, banyak pengetahuan penting dalam organisasi sebenarnya tidak tersimpan di sistem atau dokumen.
Pengetahuan tersebut ada di kepala orang-orang. Bentuknya bisa cara memperbaiki mesin tertentu, tips menghadapi klien yang sulit. Atau sekadar “feeling” kapan sebuah proyek mulai bermasalah.
Saya sering melihat situasi seperti ini. Selama orangnya masih ada, semuanya terasa baik-baik saja. Kita tahu siapa yang harus ditanya. Kita juga tahu ke mana harus mencari jawaban.
Namun begitu orang itu pindah, entah karena rotasi ke unit lain, pensiun, atau bahkan keluar dari organisasi, barulah terasa ada sesuatu yang hilang. Bukan hanya orangnya. Tetapi juga pengetahuannya.
Ada satu pola yang menarik yang sering saya lihat di organisasi. Masalah yang sama kerap muncul kembali. Padahal sebenarnya masalah itu sudah pernah terjadi sebelumnya. Bahkan mungkin sudah pernah diselesaikan dengan baik.
Namun karena orang yang dulu mengalaminya sudah tidak ada, organisasi seperti kehilangan ingatan. Akibatnya tim baru harus mencoba lagi. Bereksperimen lagi. Kadang-kadang bahkan mengulang kesalahan yang sama.
Kalau dipikir-pikir, ini sebenarnya agak ironis. Organisasi sudah mengumpulkan begitu banyak pengalaman selama bertahun-tahun, tetapi sebagian pengalaman itu hilang begitu saja.
Di sinilah knowledge retention menjadi relevan.
Apa itu Knowledge Retention?
Sederhananya, knowledge retention adalah upaya menjaga agar pengetahuan penting tetap ada di dalam organisasi. Ini bukan berarti semua pengetahuan harus disimpan. Yang harus menjadi perhatian biasanya adalah pengetahuan yang:
- sulit digantikan
- dimiliki oleh sedikit orang
- penting bagi operasi atau keputusan organisasi
Pengetahuan seperti ini sering disebut critical knowledge. Jika orang yang memilikinya pergi tanpa sempat membagikannya kepada orang lain, organisasi bisa kehilangan sesuatu yang sangat berharga.
Lalu bagaimana cara melakukan knowledge retention?
Sering kali solusi pertama yang terpikir adalah membuat dokumen. Tulis saja semuanya. Buat manual. Buat laporan.
Benarkah cara ini?
Tentu saja dokumentasi tetap penting. Tapi dari pengalaman saya, dokumentasi saja jarang cukup. Ada banyak pengetahuan yang sulit dituliskan sepenuhnya.
Ambil contoh pengalaman seorang teknisi yang sudah bertahun-tahun bekerja dengan mesin tertentu. Ia mungkin bisa tahu hanya dari suara mesin ketika ada sesuatu yang tidak beres. Pengetahuan seperti ini tidak selalu mudah dijelaskan dalam prosedur.
Karena itu knowledge retention sering kali lebih efektif dilakukan melalui cara-cara seperti:
- mentoring antara senior dan junior
- diskusi setelah proyek selesai
- berbagi pengalaman di dalam tim
- komunitas praktisi
Melalui berbagai interaksi seperti ini, pengetahuan tidak hanya disimpan tetapi juga ditransfer dan dipahami oleh orang lain.
Menjaga Ingatan Organisasi
Pada akhirnya, knowledge retention bukan hanya soal menyimpan pengetahuan. Ini adalah upaya menjaga agar organisasi tidak kehilangan ingatannya sendiri.
Organisasi yang mampu mempertahankan pengetahuan biasanya memiliki beberapa karakteristik:
- pengalaman masa lalu tetap dapat dipelajari
- keahlian tidak terpusat pada satu orang saja
- pengetahuan mengalir dari satu generasi ke generasi berikutnya
Sebaliknya, organisasi yang tidak memperhatikan knowledge retention sering kali menghadapi situasi di mana pengetahuan terus hilang dan harus dipelajari kembali.
Padahal setiap pengalaman, keberhasilan, maupun kegagalan sebenarnya merupakan sumber pembelajaran yang sangat berharga.
Ini yang perlu kita sadari. Menjaga pengetahuan organisasi sebenarnya bukan sekadar aktivitas administratif. Ia adalah bagian penting dari bagaimana organisasi belajar, berkembang, dan mempertahankan keunggulannya dari waktu ke waktu.
Artikel selanjutnya akan membahas detil pendekatan yang dapat digunakan untuk menerapkan knowledge retention sebagai bagian dari strategi implementasi KM.
